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Los Beneficios de las comunicaciones unificadas para las pequeñas empresas

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Si no estás familiarizado con las comunicaciones unificadas o si no las has integrado en tu empresa, podrías estar perdiendo la oportunidad de aumentar la productividad, de reducir costes y de mejorar tu presencia profesional.

Las comunicaciones unificadas son la convergencia de los servicios de voz, video, datos y aplicaciones de software para alcanzar una mayor colaboración entre individuos o grupos, lo que mejora los procesos de negocio. Los componentes de las comunicaciones unificadas incluyen las vídeo conferencias, la mensajería unificada, los smartphones, las tecnologías presenciales y la mensajería instantánea.

Básicamente, las comunicaciones unificadas integran todas las comunicaciones de tu empresa en un sólo sistema al combinar los servicios de mensajería y tiempo real. Una de las mayores ventajas de las comunicaciones unificadas para pequeñas empresas es que puede hacer que tu negocio parezca más grande, al permitir que todas las personas dentro de la organización se mantengan conectadas, sin importar dónde se encuentren.

El Crecimiento de las Comunicaciones Unificadas 

La adopción de las comunicaciones unificadas está creciendo rápidamente con unos radios de implementación que se han duplicado desde el 2010 al 2011. Una encuesta reciente reveló que el 76 por ciento de las organizaciones empresariales, gubernamentales, educacionales o del sector salud que han implementado completamente las comunicaciones unificadas y que hacen un seguimiento del retorno de inversión (ROI), han obtenido grandes recompensas. Tu pequeña empresa ahora puede acceder a estos beneficios, gracias a un amplio catálogo de herramientas de comunicaciones unificadas que antes sólo estaba disponible para las grandes empresas.

Mientras que la preocupación por los costes pueden disuadir a las pequeñas empresas de explorar las comunicaciones unificadas, es importante tener en cuenta que hay muchas opciones disponibles dentro de la familia de las comunicaciones unificadas. Escoger un sistema que pueda crecer a la par con tu negocio le dará un empujón a tu empresa en el presente, y le ahorrará dinero en el futuro. Si el precio es correcto y los servicios suplen tus necesidades, hacer el cambio desde un sistema telefónico obsoleto a un sistema de comunicaciones unificadas es una decisión sencilla.

 Lo que necesitas saber de las comunicaciones unificadas 

Las pequeñas empresas deben considerar algunos elementos cuando estén buscando un sistema de comunicaciones unificadas. Lo primero, es identificar los servicios claves que te gustaría tener, como el desvío de tus mensajes de voz a tu correo electrónico, el desvío de llamadas y las llamadas en espera, el reconocimiento de voz, la integración de VoIP, etc. A continuación, debes buscar sistemas que te permitan integrar calendarios y horarios, o que permitan a varias personas trabajar en un mismo documento de manera simultánea, para luego decidir si tu empresa necesita estos servicios.

Lo más importante es tener en cuenta la adaptabilidad. Debes buscar un sistema que tenga una amplia selección de componentes, accesorios y software adicionales. Puede que ahora mismo no necesites todas las opciones disponibles, pero apreciarás la oportunidad de expandirte cuando tu negocio crezca.

 Sin importar el paquete que elijas finalmente, las comunicaciones unificadas te ayudarán a localizar a tus colegas sin importar si están en la oficina, en una reunión con un cliente, en la carretera, o trabajando desde casa, lo que es un gran beneficio para los empleados de las pequeñas empresas que están siempre en movimiento. Las empresas podrán tener más empleados móviles, conocer su paradero y reducir gastos en soluciones obsoletas como la línea fija. ¿La mejor parte?, las comunicaciones unificadas se están volviendo más grandes y mejores gracias al desarrollo de la informática móvil y de la nube.

Las comunicaciones unificadas en la nube 

Adoptar una tecnología basada en la nube permite aumentar las capacidades de las comunicaciones unificadas. ¿Las comunicaciones unificadas en la nube suenan complicadas? La verdad es que posiblemente ya las hayas probado. La encuesta sobre seguimiento de las comunicaciones de la CDW en 2011, puso de manifiesto que el 69 por ciento de las organizaciones ya están evaluando, implementando o han implementado completamente las comunicaciones unificadas basadas en la nube. Herramientas como Gmail, SharePoint, Google Docs o WebEx emplean comunicaciones unificadas a través de la nube.

¿Necesitas aún más motivación para salir de tu zona de comfort? La encuesta de la CDW mostró que implementar comunicaciones unificadas en la nube lo hace más sencillo y rápido, y el 65 por ciento de los encuestados dijo que la implementación de comunicaciones unificadas a través de la nube es más rentable, una gran ventaja para las pequeñas empresas con presupuestos ajustados.

Las Comunicaciones unificadas y la nube 

Es difícil encontrar pequeñas empresas que no utilicen dispositivos móviles como ordenadores portátiles, smartphones y tablets. Las opciones de movilidad de las comunicaciones unificadas son una ventaja clara en el mundo de las empresas móviles en el que vivimos. La encuesta sobre seguimiento de las comunicaciones de la CDW en 2011 mostró que las soluciones de comunicaciones unificadas más implementadas incluyen smartphones y escritorios móviles.

El mismo informe también halló que uno de los principales beneficios de las comunicaciones unificadas es el soporte móvil. La posibilidad de acceder al correo electrónico y al buzón de voz del trabajo desde un smartphone o recibir mensajes de voz a través del correo electrónico es invaluable para una pequeña empresa que está siempre en movimiento. Tus empleados a distancia también te lo agradecerán, ya que muchos de los tele-trabajadores dependen enormemente del correo electrónico, de la mensajería instantánea, de las video conferencias o de otras tecnologías de las comunicaciones unificadas para mantenerse conectados.

Como otras tendencias tecnológicas, la movilidad no carece de retos. Ahora que los empleados tienen un mayor acceso móvil, las pequeñas empresas enfrentan el reto adicional de asegurar que toda la información esté disponible de manera remota o a través de los dispositivos móviles. Con un presupuesto y un personal informático reducido, esto puede ser difícil.

Si tu empresa apoya el BYOD (trae tu propio dispositivo al trabajo), asegúrate de que tus empleados reciban formación sobre la seguridad móvil, y exige que todos los dispositivos personales cumplan con unos estándares de seguridad antes de que puedan acceder a tu red.

¿Estás listo para empezar con las comunicaciones unificadas? 

Los beneficios de las comunicaciones unificadas están claros, pero como con cualquier otra solución, la investigación y la planificación antes de la implementación son fundamentales:

  • Empieza por visualizar los resultados de las comunicaciones unificadas en tu pequeña empresa, y como éstas pueden afectar de manera positiva la forma en que tu organización colabora y se comunica.
  • Asegúrate de mantener una mente abierta cuando estés considerando las diferentes opciones. las comunicaciones unificadas son un grupo de soluciones que cambian rápidamente, así que intenta conseguir que tu pequeña empresa tenga la capacidad de adaptarse en la medida en que el mercado cambie.
  • No te olvides de la seguridad. Es estupendo que los empleados se sientan cómodos comunicándose a través de tantos canales y dispositivos, pero asegúrate de implementar unas condiciones equivalentes de seguridad con cualquier solución de comunicaciones unificadas o de movilidad.
  • Lo más importante es que no dudes en buscar ayuda cuando la necesites. Una persona de confianza especializada puede darte consejos sobre las opciones de comunicaciones unificadas, así como sobre la manera de implementarlo o sobre los beneficios que puedes obtener gracias a esta tecnología

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