Es un hecho que, a día de hoy, en la mayoría de las empresas toda la información que se lleva manualmente en ellas, que se escanea, se envía por mail o simplemente se archiva, se le pierde el rastro. Menos mal que ahora, gracias a las soluciones para la automatización de la gestión documental y de procesos, las empresas pueden contar con servicios que permiten ordenarla y automatizarla, ahorrando tiempo en su búsqueda y contando con flujos que avisan en qué proceso está. 

Las soluciones para  la automatización de la gestión documental y de procesos basadas en Workflow se encargan de automatizar la secuencia de actividades o tareas en la ejecución de los procesos empresariales, permitiendo realizar un seguimiento de cada una de las etapas del proceso y aportando la información necesaria para su control y gestión del flujo de trabajo.

La automatización de la gestión documental permite a las empresa el modelado y la implementación de procesos transversales a todas las áreas de la empresa: Facturación Electrónica con firma digital, pedidos, propuestas, compras, correspondencia, contratos, reclamos, entre otros.

Las soluciones de automatización de la gestión documental ofrecidas por IPBRICK se caracterizan, principalmente, por una adecuada integración con los sistemas de información actuales presentes en la empresa como: bases de datos, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un Workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados.

En el mercado existen diversos tipos de plataformas para la automatización de la gestión documental y los procesos como es el caso de iPortalDoc. Una de las principales ventajas de esta plataforma es que en cualquier momento de un determinado proceso de su negocio, que ocurra en iPortalDoc con diversas partes interesadas y diferentes departamentos implicados, usted siempre tendrá acceso a todo el historial de las personas involucradas, las intervenciones realizadas, y a los documentos y correos electrónicos relacionados, facilitando la investigación y evitando pérdida de tiempo y de información. Lo que se traduce no sólo en una mejoría continua de las actividades y de los propios procesos de las organizaciones, haciéndolos más simples y más eficientes, así como en el aumento de la productividad en las diferentes áreas de negocio.

Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una herramienta de automatización de la gestión documental como iPortalDoc integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la información relacionada con los procesos definidos, lo que se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad.

Revisemos las principales características y beneficios que puede proporcionar a tu negocio un sistema de automatización de la gestión documental y de procesos como  iPortalDoc.

1) ARCHIVADO Y REDUCCIÓN DEL USO DE PAPEL

Puedes eliminar todo el papel y tener toda la documentación de tu empresa archivada en formato digital, pudiendo acceder a ella de forma rápida y sencilla.

2) MANEJO ÚNICO Y SENCILLO DE LA INFORMACIÓN

Puedes tener toda la documentación de tu empresa centralizada, organizada, segura y accesible por el usuario con un simple click desde un único interfaz web.

3) INFORMACIÓN ACCESIBLE POR MÚLTIPLES USUARIOS A LA VEZ

La plataforma de automatización de la gestión documental permite a los usuarios tener acceso a los documentos en base a sus privilegios, toda acción queda registrada pudiendose auditar de forma sencilla el manejo de los documentos.

4) GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE DOCUMENTOS

Gracias a los flujos de trabajo, los documentos irán pasando por las distintas personas que tienen que revisar o aprobar el documento antes de ser archivado.

5) FUNCIONALIDAD AVANZADA A UN COSTE RAZONABLE

Puedes eliminar el papel y tener toda la documentación de tu empresa archivada.

6) LOCALIZA LA INFORMACIÓN QUE BUSCAS CON UN CLICK

Las mejores plataformas de automatización de la gestión documental por lo general cuentan con una potente herramienta de búsqueda que facilita el poder realizar multitud de filtros que te permiten acceder al documento que precises de forma rápida y sencilla

7) SEGURIDAD Y TRAZABILIDAD

El perfil y tipo de acceso del usuario marcarán de qué manera y a qué documentos esta autorizado. La trazabilidad de los documentos permite conocer quién y cuándo han sido consultados, modificados o enviados los documentos

8) CONTROL DE VERSIONES DE DOCUMENTOS

Cualquier acción que se realice sobre un documento e implique mofificación, genera automáticamente una nueva versión del documento, que permitirá consultar versiones antiguas al estar asociadas a la última versión del documento.

Automatización de la gestión documental