Comunicaciones unificadas

Comunicaciones unificadas

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20 octubre, 2016

Dos perspectivas de las Comunicaciones Unificadas – Trae tu propio dispositivo termina con los procesos de los usuarios y de la empresa.

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Originalmente las comunicaciones de persona a persona requerían que el iniciador del contacto y el receptor del contacto usaran el mismo tipo de dispositivo final y un mismo modo de comunicación. Eso aplicaba tanto a la telefonía en tiempo real, así como los mensajes no sincronizados. En un principio, contactar con las personas también estaba basado en una localización, hasta que lo inalámbrico entró en el juego. Hoy en día, estamos viendo como las comunicaciones se están volviendo independientes tanto de los modos como de la localización, además de estar permitiendo a los procesos de las empresas convertirse en iniciadores de contactos que pueden genera mensajes basados en los eventos, y “notificaciones” personalizadas.

Bien sea un proceso de empresa automatizado o una persona que manda un mensaje a otra persona, la  flexibilidad de las Comunicaciones Unificadas (UC) en el extremo del receptor es muy importante en la medida en que los usuarios móviles son accesibles desde cualquier lugar, en cualquier momento y de cualquier manera. Independientemente de cómo se inicia el contacto, sigue siendo importante que el receptor mantengan el control sobre cómo se maneja una llamada de vídeo o de voz, un mensaje instantáneo u otro tipo de mensaje.  Después de todo, es el tiempo de los receptores, sus preferencias o su contexto es lo que va a dictar cómo el contacto debe ser manejado, no sólo lo que el iniciador del contacto espera.

Debemos por tanto mirar a dos tipos de comunicaciones basados en las aplicaciones. Uno en donde la aplicación permite algún tipo de iniciación de contacto con contexto, como por ejemplo, “click-to-contac” donde una persona elige el modo del iniciador. El otro tipo de contacto está basado en una aplicación donde el proceso de la empresa, y no la persona, es quien inicia de manera proactiva el contacto con otra persona. Este último se conoce mejor como “Comunicaciones habilitadas por los procesos de la empresa” (CEBP, por sus siglas en inglés).

Sin embargo, la mayoría de las ofertas de Comunicaciones Unificadas no parece que ofrezcan muchas capacidades de CEBP, y están principalmente enfocadas a los contactos de persona a persona. Cabría esperar ver que más centros de contacto con los clientes se conviertan en “Centros de Interacción”  para aplicaciones móviles y de vídeo de autoservicio (más que sólo respuestas de voz interactivas), y se vayan desplazando hacia unas dinámicas más flexibles y con contexto como el “clic para asistencia” a través de una red IP, en lugar de colocar una llamada telefónica a través de una red telefónica conmutada (PSTN por sus siglas en inglés).

Lo que hay que recordar es que las necesidades de flexibilidad de las comunicaciones unificadas móviles y de traer tu propio dispositivo (BYOD) no se aplican sólo a los empleados internos, sino también a los socios externos de la empresa y de manera cada vez más importante a las interacciones entre los propios clientes. Lo que yo describo como “Servicio al cliente móvil”, se está volviendo un pilar para la incorporación de las comunicaciones unificadas, no sólo para las opciones de “clic para asistencia” en las aplicaciones móviles de auto servicio de las empresas, sino también para la entrega de notificaciones personalizadas y proactivas a los usuarios finales de “traer su propio dispositivo” (BYOD). Entonces, las dos formas de comunicaciones CEBP son candidatas ideales para la flexibilidad móvil de las comunicaciones unificadas, una para el inicio de contactos, y la otra para los receptores de los contactos.

Por esta razón, la planificación de las comunicaciones unificadas deben ir más allá de simplemente remplazar los sistemas de telefonía fija, se deben mover en el ámbito de las aplicaciones móviles para los procesos de las empresas que se volverán los puntos de partida para la flexibilización de los contactos persona a persona a través las comunicaciones unificadas con contexto establecidas.

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10 octubre, 2016

Introduciendo las comunicaciones optimizadas

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Por un largo tiempo, la comprensión del término “comunicaciones unificadas“ se ha visto obstaculizado porque la mayoría de los vendedores lo definen basándose en las capacidades específicas que proporcionan. Tienden a definirlo basándose en sus grupos de herramientas particulares, más que en los conceptos fundamentales de las Comunicaciones Unificadas (UC por sus siglas en inglés) que subyace a la mejora de los procesos industriales y sus resultados. Además, muchas comunicaciones no está unificadas, y todavía tenemos islas de tecnologías que no están integradas de una manera continua o significativa.

Mucho ha cambiado desde que el mercado de las UC apareció en nuestras vidas, y diversas tendencias han generado que las empresas hayan tenido que revaluar sus herramientas de comunicación.

  • Movilidad – La mayoría de los trabajadores (y consumidores) son móviles, utilizando smartphones y tablets para interactuar, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo.
  • El consumo de tecnologías informáticas (IT) no sólo ha cambiado las herramientas que utilizamos en nuestro lugar de trabajo, incluyendo dispositivos como las tablets, sino también proporcionando nuevas maneras de relacionarnos y colaborar, como se hace a través de los softwares sociales. Los empleados quieren usar las herramientas de comunicación que ellos quieren, cuando quieran, y como ellos quieran. Las exigencias y expectativas de los trabajadores y de los consumidores han cambiado y las empresas harían bien en adaptarse a estos cambios, porque el valor de estas empresas puede provenir del uso efectivo de estas herramientas.
  • La fuerza de trabajo en la nueva realidad. El teletrabajo se ha vuelto muy popular, y el número de personas que trabajan en las oficinas de las compañías han disminuido,con gente trabajando desde su casa, desde oficinas satélites y, en muchos casos, desde cafeterías y habitaciones de hotel. La mayoría de los trabajadores cualificados trabajan más allá del horario laboral tradicional de 8 a 5, y necesitan las herramientas para ser productivos y efectivos a cualquier hora del día y desde cualquier lugar.
  • La globalización ha llevado a que se configuren equipos virtuales distribuidos, mientras que los grupos de trabajo y los equipos necesitan colaborar a través de las fronteras geográ
  • Las capacidades de colaboración se han vuelto fundamentales tanto para modernizar los procesos de las empresas como para producir mejores resultados. Las mejores práctica incluyen extender la colaboración a los socios, a los proveedores y a los clientes.

Esto ha desembocado en un nuevo lugar de trabajo, con nuevas expectativas y requisitos. El rol de las comunicaciones en las empresas se ha transformado. Estamos entrando en la siguiente fase de las comunicaciones de las empresas, lo que los estrategas de las UC llaman “Comunicaciones optimizadas” (OC por sus siglas en inglés). Las Comunicaciones Optimizadas se definen como el uso de una selección de herramientas y tecnologías de comunicación e interacción en las empresas y compañías para optimizar la consecución de las metas organizacionales mientras se mejora la experiencia del usuario. 

Los usuarios tienen la flexibilidad para usar las herramientas que quieran, cuando quieran y como quieran. Las comunicaciones y las interacciones se optimizan tanto para la empresa como para los usuarios (tanto internos como externos a la empresa) permitiendo al usuario hacer elecciones en lo que respecta a:

  • Dispositivo – teléfono fijo, teléfono móvil, tablet, ordenador de sobremesa, etc.
  • Canal o modo: voz, texto, video, web, social, etc.
  • Localización
  • Modelo de consumo – local, en la nube o hí

El objetivo es optimizar tanto la experiencia como los resultados de las empresas de los usuarios y de la compañía. Como resalta Marty Parker, “ La optimización a menudo significa una menor cantidad de mano de obra. En algunos casos esto se da a través de procesos más eficientes; en otros se debe a que las soluciones eficientes motivan alternativas convenientes de auto servicio. Hemos visto a estos dos factores funcionando en centralitas telefónicas por décadas. Las Comunicaciones Optimizadas proporcionan la oportunidad de extender estas habilidades a otras partes de la empresa.”

Hay varios aspectos que hay que tener en cuenta:

  • Interacciones y compromiso – Todo se trata de interactuar, comprometer y colaborar con los individuos, los equipos, la información, los datos, los procesos e incluso las má Las Comunicaciones Optimizadas se extienden a una variedad de interacciones de las empresas, incluyendo los centros de contacto y las interacciones para el cuidado de los clientes.
  • Empresas – Debe ser a nivel de la empresa o de la compañía que se debe proporcionar seguridad, unas políticas y unos procesos definidos.
  • Integración – Combinar los silos de comunicaciones, a la vez que se integran con los procesos y las aplicaciones de las empresas.
  • Personalización: Personalizados para la situación y las preferencias individuales de cada usuario bien sea como iniciadores o receptores del contacto.
  • Flexible y sin interrupciones – Debe ser independiente de la localización y del dispositivo, con la habilidad para cambiar de dispositivos y de canales cuando sea necesario (por ej: ser capaz de continuar una interacción cuando se traslada desde un teléfono fijo a un dispositivo móvil).
  • Social – Utilizar las herramientas de las redes sociales para aumentar el valor de la empresa y sus resultados proporcionando conexiones, intercambios informales, y un compromiso a través de las comunidades.
  • Consciencia del contexto – Comprender la situación de los usuarios, incluyendo la historia de contactos, las interacciones previas, el dispositivo actual y la localizació 

El contexto es un elemento importante de las Comunicaciones Optimizadas. Por ejemplo:

  • Los usuarios tienen consciencia del estado de los procesos de las empresas a las que están intentando entrar en ese momento, para que se pierda la menor cantidad de tiempo, revisando, recapitulando o recolectando la información necesaria.
  • Los participantes de una sesión de colaboración pueden acceder fácilmente a los documentos y recursos necesarios, en lugar de perder un tiempo valioso intentando encontrar la información relevante.
  • Los usuarios puede buscar fácilmente y contactar con el recurso o la persona adecuada con cuando sea necesario.
  • El personal interno, como los representantes de servicio al cliente, pueden saber quién es el cliente, su historial de compras, el valor de su compañía, así como con quiénes se ha comunicado dentro de la compañía, las interacciones previas en distintos canales y los resultados de esas interacciones. En el futuro, estas habilidades de contacto se extenderán más allá de los centro de contacto hacia otros miembros del personal. 

Basadas en las Comunicaciones Unificadas, las Comunicaciones Optimizadas utilizan las mismas herramientas y tecnologías básicas, incluyendo el control de llamadas, las conferencias/colaboraciones, la movilidad y los mensajes, mientras que se expanden para incluir otras herramientas como el software social (tanto público como privado), y cualquier otra cosa que se vaya presentando. Una diferencia clave, sin embargo, es que las Comunicaciones Optimizadas no se centran sólo en las tecnologías, sino en cómo la gente usa la tecnología para conseguir los objetivos y resultados deseados, bien sea llegar a una cita concertada, invitar a los socios de la empresa a sesiones de colaboración, ayudar a un cliente con una pregunta de apoyo o con un video, o trabajar con un equipo de desarrollo distribuido geográficamente. Las diferencias pueden ser sutiles y es una cuestión de perspectiva:

  • Muy a menudo, las capacidades de las UC han sido definidas por los vendedores de una manera que beneficia su propio punto de vista. Las Comunicaciones Optimizadas se basan en la perspectiva de la empresa o de la compañía, incluyendo a los participantes relevantes para cada proceso.
  • Las UC se centran en integrar tecnologías, mientras de las OC se centran en conseguir objetivos de organización mientras que le proporcionan a los usuarios flexibilidad y múltiples opciones en términos de herramientas de comunicación, así como la información y el contexto necesarios para ayudar a optimizar las interacciones.

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Comunicaciones Optimizadas

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13 junio, 2016

Las comunicaciones unificadas para las pequeñas empresas

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Al principio, las comunicaciones unificadas estaban reservadas para las grandes empresas. Sólo las organizaciones de cierta entidad tenían el conocimiento técnico y los fondos para implementarlas.

Sin embrago, en la medida que los servicios de comunicaciones unificadas en la nube se vuelven más comunes, las compañías más pequeñas también están descubriendo sus beneficios.

 Solamente el ahorro en costes es un argumento convincente.  Pero los sistemas en la nube también son más fáciles de manejar. Por ejemplo, las empresas pueden realizar video conferencias sin necesidad de invertir en un costoso equipo específico.

En las comunicaciones ya no se trata del equipo. 

En la medida que las comunicaciones unificadas basadas en la nube se vuelven más comunes, las organizaciones están gastando cada vez menos en equipos de comunicaciones. Al lado de un moderno sistema de comunicaciones unificado, una centralita digital resulta costosa y poco flexible.

La cosa no se detiene ahí. Algunas compañías incluso se están deshaciendo de sus teléfonos fijos.

Bueno, y ¿por qué no? Una aplicación sencilla en tu ordenador puede realizar todas las funciones de una línea fija. Aplicaciones similares en tu smartphone o en tu tablet pueden hacer que estés disponible casi en cualquier parte.

Para el 2020, la PwC cree que los smartphones serán el dispositivo principal de comunicación de la mayoría de las empresas. Aunque eliminar el teléfono fijo completamente requerirá un cambio de mentalidad, los veremos cada vez menos en el futuro.

Las expectativas del personal están impulsando la implementación de las comunicaciones unificadas. 

Hablando de cambiar las mentalidades, los miembros de la generación del milenio continúan entrando a formar parte del mercado laboral. Ellos crecieron con las herramientas de comunicación integrada por internet a su disposición.

Están acostumbrados a pasar del ordenador al smartphone o a la tablet. Tienen la costumbre de usar Facebook para ver si sus contactos están en línea, en el móvil o no están disponibles. Por lo tanto esperan unos niveles similares de flexibilidad en su trabajo.

Estas demandas resultan ser un reto para los empleadores. Si las ignoras, los empleados van a empezar a utilizar medios no oficiales que tengan la flexibilidad que desean.

Como resultado, las expectativas del personal están forzando a las empresas a revaluar sus obsoletos sistemas de comunicación. Muchos llegan a la misma conclusión, un sistema de comunicaciones unificado no sólo les hará ahorrar dinero sino que mantendrá contentos a sus empleados.

Estas expectativas también están haciendo que se desarrollen nuevas características dentro de las comunicaciones unificadas. Por ejemplo, algunos servicios ofrecen ahora servicios de “timeline” con una función similar a los de Facebook y Twitter. 

¿Es el motor que impulsa el trabajo flexible? 

A la vez que nos ayuda a alcanzar las expectativas cambiantes de los usuarios, las comunicaciones unificadas  juegan un importante rol en la flexibilización del trabajo.

Durante bastante tiempo, diversas compañías han tenido la idea de que los empleados deberían ser capaces de trabajar desde cualquier lugar.

Pero en la práctica las comunicaciones pobremente integradas tienden a arruinar las cosas. Tienes demasiadas llamadas preguntando si recibiste un correo y pasas demasiado tiempo tratando de cuadrar una reunión telefónica.

Al combinar los canales de comunicación, las comunicaciones unificadas eliminan muchos de los problemas ocasionados por tener a los miembros del equipo en diferentes lugares. Mantenerse en contacto los unos con los otros puede ser tan sencillo como un click de ratón o como escribir un mensaje.

Sin embrago, las comunicaciones unificadas  realmente se rentabilizan cuando se combinan con una buena política de traer tu propio dispositivo (BYOD).

BYOD significa permitir a tus empleados usar sus propios dispositivos para trabajar. Un creciente número de compañías en el Reino Unido permiten a los empleados usar sus propios smartphones o tablets para sus negocios.

Esto hace que los equipos sean más flexibles a la vez que disminuye los costes. Además, muchas compañías se han dado cuenta de que si no permiten a la gente traer su propio dispositivo, muchos lo harán de todas formas.

Ya en el 2012, un estudio de Infonetics Research encontró que el 71% de las organizaciones veían la integración de los dispositivos móviles como un elemento muy importante de las comunicaciones unificadas. Aunque esta encuesta tiene ya algunos años, poco ha cambiado.

Si las comunicaciones unificadas llevan a buen puerto su promesa de flexibilidad, la mayoría de las comunicaciones se realizarán a través de los dispositivos móviles. Después de todo puedes contar con que un empleado tenga su móvil a mano, sin importar si está trabajando desde casa, camino a una reunión, o en la oficina en su escritorio. 

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Comunicaciones Unificadas te permiten flexibilidad laboral

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8 junio, 2016

Los Beneficios de las comunicaciones unificadas para las pequeñas empresas

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Si no estás familiarizado con las comunicaciones unificadas o si no las has integrado en tu empresa, podrías estar perdiendo la oportunidad de aumentar la productividad, de reducir costes y de mejorar tu presencia profesional.

Las comunicaciones unificadas son la convergencia de los servicios de voz, video, datos y aplicaciones de software para alcanzar una mayor colaboración entre individuos o grupos, lo que mejora los procesos de negocio. Los componentes de las comunicaciones unificadas incluyen las vídeo conferencias, la mensajería unificada, los smartphones, las tecnologías presenciales y la mensajería instantánea.

Básicamente, las comunicaciones unificadas integran todas las comunicaciones de tu empresa en un sólo sistema al combinar los servicios de mensajería y tiempo real. Una de las mayores ventajas de las comunicaciones unificadas para pequeñas empresas es que puede hacer que tu negocio parezca más grande, al permitir que todas las personas dentro de la organización se mantengan conectadas, sin importar dónde se encuentren.

El Crecimiento de las Comunicaciones Unificadas 

La adopción de las comunicaciones unificadas está creciendo rápidamente con unos radios de implementación que se han duplicado desde el 2010 al 2011. Una encuesta reciente reveló que el 76 por ciento de las organizaciones empresariales, gubernamentales, educacionales o del sector salud que han implementado completamente las comunicaciones unificadas y que hacen un seguimiento del retorno de inversión (ROI), han obtenido grandes recompensas. Tu pequeña empresa ahora puede acceder a estos beneficios, gracias a un amplio catálogo de herramientas de comunicaciones unificadas que antes sólo estaba disponible para las grandes empresas.

Mientras que la preocupación por los costes pueden disuadir a las pequeñas empresas de explorar las comunicaciones unificadas, es importante tener en cuenta que hay muchas opciones disponibles dentro de la familia de las comunicaciones unificadas. Escoger un sistema que pueda crecer a la par con tu negocio le dará un empujón a tu empresa en el presente, y le ahorrará dinero en el futuro. Si el precio es correcto y los servicios suplen tus necesidades, hacer el cambio desde un sistema telefónico obsoleto a un sistema de comunicaciones unificadas es una decisión sencilla.

 Lo que necesitas saber de las comunicaciones unificadas 

Las pequeñas empresas deben considerar algunos elementos cuando estén buscando un sistema de comunicaciones unificadas. Lo primero, es identificar los servicios claves que te gustaría tener, como el desvío de tus mensajes de voz a tu correo electrónico, el desvío de llamadas y las llamadas en espera, el reconocimiento de voz, la integración de VoIP, etc. A continuación, debes buscar sistemas que te permitan integrar calendarios y horarios, o que permitan a varias personas trabajar en un mismo documento de manera simultánea, para luego decidir si tu empresa necesita estos servicios.

Lo más importante es tener en cuenta la adaptabilidad. Debes buscar un sistema que tenga una amplia selección de componentes, accesorios y software adicionales. Puede que ahora mismo no necesites todas las opciones disponibles, pero apreciarás la oportunidad de expandirte cuando tu negocio crezca.

 Sin importar el paquete que elijas finalmente, las comunicaciones unificadas te ayudarán a localizar a tus colegas sin importar si están en la oficina, en una reunión con un cliente, en la carretera, o trabajando desde casa, lo que es un gran beneficio para los empleados de las pequeñas empresas que están siempre en movimiento. Las empresas podrán tener más empleados móviles, conocer su paradero y reducir gastos en soluciones obsoletas como la línea fija. ¿La mejor parte?, las comunicaciones unificadas se están volviendo más grandes y mejores gracias al desarrollo de la informática móvil y de la nube.

Las comunicaciones unificadas en la nube 

Adoptar una tecnología basada en la nube permite aumentar las capacidades de las comunicaciones unificadas. ¿Las comunicaciones unificadas en la nube suenan complicadas? La verdad es que posiblemente ya las hayas probado. La encuesta sobre seguimiento de las comunicaciones de la CDW en 2011, puso de manifiesto que el 69 por ciento de las organizaciones ya están evaluando, implementando o han implementado completamente las comunicaciones unificadas basadas en la nube. Herramientas como Gmail, SharePoint, Google Docs o WebEx emplean comunicaciones unificadas a través de la nube.

¿Necesitas aún más motivación para salir de tu zona de comfort? La encuesta de la CDW mostró que implementar comunicaciones unificadas en la nube lo hace más sencillo y rápido, y el 65 por ciento de los encuestados dijo que la implementación de comunicaciones unificadas a través de la nube es más rentable, una gran ventaja para las pequeñas empresas con presupuestos ajustados.

Las Comunicaciones unificadas y la nube 

Es difícil encontrar pequeñas empresas que no utilicen dispositivos móviles como ordenadores portátiles, smartphones y tablets. Las opciones de movilidad de las comunicaciones unificadas son una ventaja clara en el mundo de las empresas móviles en el que vivimos. La encuesta sobre seguimiento de las comunicaciones de la CDW en 2011 mostró que las soluciones de comunicaciones unificadas más implementadas incluyen smartphones y escritorios móviles.

El mismo informe también halló que uno de los principales beneficios de las comunicaciones unificadas es el soporte móvil. La posibilidad de acceder al correo electrónico y al buzón de voz del trabajo desde un smartphone o recibir mensajes de voz a través del correo electrónico es invaluable para una pequeña empresa que está siempre en movimiento. Tus empleados a distancia también te lo agradecerán, ya que muchos de los tele-trabajadores dependen enormemente del correo electrónico, de la mensajería instantánea, de las video conferencias o de otras tecnologías de las comunicaciones unificadas para mantenerse conectados.

Como otras tendencias tecnológicas, la movilidad no carece de retos. Ahora que los empleados tienen un mayor acceso móvil, las pequeñas empresas enfrentan el reto adicional de asegurar que toda la información esté disponible de manera remota o a través de los dispositivos móviles. Con un presupuesto y un personal informático reducido, esto puede ser difícil.

Si tu empresa apoya el BYOD (trae tu propio dispositivo al trabajo), asegúrate de que tus empleados reciban formación sobre la seguridad móvil, y exige que todos los dispositivos personales cumplan con unos estándares de seguridad antes de que puedan acceder a tu red.

¿Estás listo para empezar con las comunicaciones unificadas? 

Los beneficios de las comunicaciones unificadas están claros, pero como con cualquier otra solución, la investigación y la planificación antes de la implementación son fundamentales:

  • Empieza por visualizar los resultados de las comunicaciones unificadas en tu pequeña empresa, y como éstas pueden afectar de manera positiva la forma en que tu organización colabora y se comunica.
  • Asegúrate de mantener una mente abierta cuando estés considerando las diferentes opciones. las comunicaciones unificadas son un grupo de soluciones que cambian rápidamente, así que intenta conseguir que tu pequeña empresa tenga la capacidad de adaptarse en la medida en que el mercado cambie.
  • No te olvides de la seguridad. Es estupendo que los empleados se sientan cómodos comunicándose a través de tantos canales y dispositivos, pero asegúrate de implementar unas condiciones equivalentes de seguridad con cualquier solución de comunicaciones unificadas o de movilidad.
  • Lo más importante es que no dudes en buscar ayuda cuando la necesites. Una persona de confianza especializada puede darte consejos sobre las opciones de comunicaciones unificadas, así como sobre la manera de implementarlo o sobre los beneficios que puedes obtener gracias a esta tecnología

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Crecimiento de las Comunicaciones Unificadas

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9 mayo, 2016

Las empresas que se benefician de las comunicaciones unificadas

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Las comunicaciones unificadas en la nube son una de las tendencia en la industria de la tecnología de la información que los empresarios escuchan a menudo pero que rara vez comprenden. Aquellos que no estén familiarizados con las comunicaciones unificadas o que no hayan comprendido realmente sus posibles usos, podrían estarse perdiendo una amplia gama de beneficios para sus negocios que van desde un aumento de la productividad y una reducción de costes, hasta una mejora en la presencia profesional.

 Las comunicaciones unificadas son la convergencia de los servicios de voz, video, datos y, cada vez más, de las aplicaciones móviles, con el objetivo de conseguir unas comunicaciones más fluidas y una mejor integración entre los diferentes procesos empresariales. Utilizando las comunicaciones unificadas una conversación entre un comercial y un cliente que comienza con un mensaje de texto puede convertirse, sólo con un click, en una llamada. Con un click más, el comercial puede realizar una videoconferencia con el cliente o enseñarle una presentación que tiene en su ordenador, a través de una aplicación para compartir el escritorio.

Las comunicaciones unificadas significan cosas diferentes para distintas personas, y no todas las empresas necesitan todas las aplicaciones que ofrecen las comunicaciones unificadas de gama alta, por lo que es muy importante identificar las características principales que son indispensables para tu empresa.

Para muchos negocios la centralita telefónica sigue ocupando la primera linea de sus comunicaciones, a pesar del crecimiento del correo electrónico y otras formas de comunicación con base en el texto. Los sistemas de centralita tradicionales llevan más de una década de vida, y tienden a ser muy fiables. Por ello, es comprensible que las empresas sean reacias a dejar de lado las centralitas, cuyos costes han sido completamente amortizados y cuyo mantenimiento no les cuesta prácticamente nada. Pero continuar con una vieja centralita puede ser un gran error. Mientras algunos de los antiguos equipos de las centralitas pueden ser integrados en las nuevas infraestructuras de comunicaciones unificadas, lo más común es que esta antigua tecnología se interponga en los intentos de crear unas comunicaciones unificadas de calidad.

Las primeras impresiones cuentan y sin saberlo, el hardware de tu vieja centralita puede estar dando una primera impresión equivocada. Por ejemplo, si estás de viaje o trabajando en casa y un compañero de trabajo contesta el teléfono pero no sabe como transferir la llamada, o ni siquiera sabe dónde estás, esto deja una mala impresión que puede salir cara si el que llama es un cliente. Los sistemas de telefonía actuales basados en software buscan sobrepasar las deficiencias de las antiguas centralitas con características avanzadas como el desvío inteligente de llamadas, el acceso remoto, el desvío de los mensajes de voz al correo electrónico, las grabación de llamadas la integración de VoIP, y muchas más.

La mayoría de las nuevas soluciones de telefonía para empresas están habilitadas para IP (IP-enabled) o son sistemas de centralita basados en IP, que ofrecen servicios de comunicaciones unificadas para una gran variedad de terminales, incluyendo los software telefónicos en el ordenador o los dispositivos móviles. Pero no necesariamente necesitas invertir en una solución de telefonía que implique instalar un equipo en la propia empresa para obtener estas ventajas gracias al desarrollo de los servicios de centralita en servidores.

Esto le da a las empresas una alternativa de inversión de capital a los sistemas telefónicos dentro de la empresa, ya que no hay que comprar o mantener un sistema propio. Uno de los beneficios de las soluciones en servidores es que son altamente escalables por lo que se ajustan muy bien a las pequeñas empresas con un rápido crecimiento. Las comunicaciones unificadas cubren mucho más que los servicios de voz y mensajería. Para los negocios más grandes en donde el trabajo en equipo es especialmente importante, hay grandes beneficios en las comunicaciones unificadas que permiten a los trabajadores integrar calendarios y horarios, o trabajar simultáneamente en un mismo documento.

Puede que su negocio no necesite todos estos servicios desde el primer día, pero es importante que los sistemas de comunicaciones unificadas ofrezcan una gran selección de opciones, interfaces y software.

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Comunicaciones unificadas en la nube

Comunicaciones unificadas en la nube

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27 abril, 2016

Lo que necesitas saber sobre las comunicaciones unificadas en 2016

Etiquetas: Centralita en la nube, Cloud España, Comunicaciones unificadas 1 comment
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Hoy en día tu empresa tiene para escoger más canales de comunicación que nunca. A los incondicionales como el teléfono fijo o el correo electrónico se le unen una gran variedad de opciones como las vídeoconferencias, la mensajería instantánea, las herramientas de comunicaciones unificadas y muchas más. Podríamos pensar que esto nos facilitaría mantener el contacto con nuestros clientes y colegas, pero paradójicamente, el tener tantos canales puede complicar las cosas.

En los viejos tiempos, simplemente habrías levantado el teléfono. Ahora, ¿sería más apropiado un correo electrónico? ¿Qué tal un mensaje instantáneo? ¿Cuándo es una vídeo llamada una buena idea?.

De hecho, manejar este amplio rango de opciones puede ser complicado. ¿Cómo mantenerse al día en un mercado de las comunicaciones siempre cambiante?

¿Qué son las comunicaciones unificadas? 

Entra en las comunicaciones unificadas, UC por sus siglas en inglés.

Las UC combinan todos tus canales de comunicación en un sólo paquete. Un sistema de comunicaciones unificado es controlado a través de una única interfase que puede incluir:

  • Voz y telefonía, para hacer y recibir llamadas.
  • Mensajería instantánea, para sesiones de chat online.
  • Disponibilidad, para que puedas ver cuando tus contactos están disponibles.
  • Escritorios compartidos, para que puedas ver la pantalla de otra persona.
  • Vídeoconferencias, para mantener conversaciones cara a cara a distancia

Normalmente los sistemas de UC (Comunicaciones Unificadas) te permiten combinar diferentes elementos o módulos, de la manera que tú prefieras, ya que lo que se pretende es hacer las comunicaciones sencillas y eficientes. Por ejemplo:

Una conversación que comienza con un mensaje instantáneo puede volverse una llamada telefónica en un sólo paso.

Puedes comprobar si alguien está disponible y luego decidir si llamarlo o no.

Los mensajes de voz, los mensajes de texto y los correos electrónicos llegan a una sola bandeja de entrada, por lo que sólo tienes que revisar un lugar para recibir tus mensajes.

Cuando alguien te llama puedes contestarle a través de tu teléfono fijo, de tu móvil, o de una aplicación en tu ordenador.

Las comunicaciones unificadas están creciendo 

Las comunicaciones unificadas llevan prometiendo desencadenar una revolución en las comunicaciones desde hace algún tiempo, y estas tecnologías están demostrando ser bastante populares.

Una investigación llevada a cabo por la PWC a principios de este año puso de manifiesto que el 55% de las PYMES habían adoptado alguna forma de comunicaciones unificadas. Sin embargo, sólo el 21% de las empresas tiene soluciones completamente integradas que permitan a los empleados acceder a todos los servicios de comunicaciones desde un mismo lugar.

Entonces, con las UC implantándose de una manera tan gradual, ¿Cómo se está comportando el mercado de España? Y ¿Cuáles son las grandes oportunidades para las empresas en los meses siguientes?

La nube está empezando a dominar 

Como muchos otros aspectos de las TIC de las empresas, las comunicaciones unificadas se están mudando a la nube. De acuerdo con la Enterprise Technology Benchmark from Nemertes Research, el  63%  de las compañías encuestadas tenían al menos una aplicación de UC en la nube.

Utilizar un servicio de Comunicaciones Unificadas con base en la Nube puede hacer las cosas mucho más sencillas para tu organización. No necesitas invertir en un equipo complejo ni comprar caros softwares por adelantado.

Todos tus servicios de comunicaciones se alojan en otra parte y se accede a ellos a través de una conexión segura. Normalmente se paga una suscripción mensual lo que significa que la inversión de capital fijo es muy poca o nula.

La mayoría de los servicios de Comunicaciones Unificadas en la Nube crecen a la par que tu negocio. Esto significa que puedes empezar con un sistema sencillo al que puedes ir añadiendo usuarios y aplicaciones cuando lo vayas necesitando. Normalmente las nuevas prestaciones están disponibles de manera automática sin que haga falta actualizar el software o el hardware.

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Comunicaciones unificadas en la nube

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18 abril, 2016

Las Comunicaciones unificadas en la nube

Etiquetas: Cloud España, Cloud Infrastructure, Comunicaciones unificadas, La nube que es No comments
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Adoptar una tecnología basada en la nube permite aumentar las capacidades de las comunicaciones unificadas. ¿Las Comunicaciones unificadas en la nube suenan complicadas? La verdad es que posiblemente ya las hayas probado. La encuesta sobre seguimiento de las comunicaciones de la CDW en 2011, puso de manifiesto que el 69 por ciento de las organizaciones ya están evaluando, implementando o han implementado completamente Comunicaciones unificadas basadas en la nube. Herramientas como Gmail, SharePoint, Google Docs o WebEx emplean Comunicaciones Unificadas a través de la nube.

¿Necesitas aún más motivación para salir de tu zona de comfort? La encuesta de la CDW mostró que implementar Comunicaciones unificadas en la nube lo hace más sencillo y rápido, y el 65 por ciento de los encuestados dijo que la implementación de Comunicaciones unificadas en la nube es más rentable, una gran ventaja para las pequeñas empresas con presupuestos ajustados. 

Las Comunicaciones unificadas y la nube 

Es difícil encontrar pequeñas empresas que no utilicen dispositivos móviles como ordenadores portátiles, smartphones y tablets. Las opciones de movilidad de las comunicaciones unificadas son una ventaja clara en el mundo de las empresas móviles en el que vivimos. La encuesta sobre seguimiento de las comunicaciones de la CDW en 2011 mostró que las soluciones de Comunicaciones unificadas en la nube más implementadas incluyen smartphones y escritorios móviles.

El mismo informe también halló que uno de los principales beneficios de las Comunicaciones unificadas en la nube es el soporte móvil. La posibilidad de acceder al correo electrónico y al buzón de voz del trabajo desde un smartphone o recibir mensajes de voz a través del correo electrónico es invaluable para una pequeña empresa que está siempre en movimiento. Tus empleados a distancia también te lo agradecerán, ya que muchos de los tele-trabajadores dependen enormemente del correo electrónico, de la mensajería instantánea, de las video conferencias o de otras plataformas de Comunicaciones unificadas en la nube para mantenerse conectados.

Como otras tendencias tecnológicas, la movilidad no carece de retos. Ahora que los empleados tienen un mayor acceso móvil, las pequeñas empresas enfrentan el reto adicional de asegurar que toda la información esté disponible de manera remota o a través de los dispositivos móviles. Con un presupuesto y un personal informático reducido, esto puede ser difícil.

Si tu empresa apoya el BYOD para pequeñas empresas (trae tu propio dispositivo al trabajo), asegúrate de que tus empleados reciban formación sobre la seguridad móvil, y exige que todos los dispositivos personales cumplan con unos estándares de seguridad antes de que puedan acceder a tu red. 

¿Estás listo para empezar con las comunicaciones unificadas en la nube? 

Los beneficios de las Comunicaciones unificadas en la nube están claros, pero como con cualquier otra solución, la investigación y la planificación antes de la implementación son fundamentales:

  • Empieza por visualizar los resultados de las Comunicaciones unificadas en la nube en tu pequeña empresa, y como éstas pueden afectar de manera positiva la forma en que tu organización colabora y se comunica.
  • Asegúrate de mantener una mente abierta cuando estés considerando las diferentes opciones. Las Comunicaciones unificadas en la nube son un grupo de soluciones que cambian rápidamente, así que intenta conseguir que tu pequeña empresa tenga la capacidad de adaptarse en la medida en que el mercado cambie.
  • No te olvides de la seguridad. Es estupendo que los empleados se sientan cómodos comunicándose a través de tantos canales y dispositivos, pero asegúrate de implementar unas condiciones equivalentes de seguridad con cualquier solución de Comunicaciones unificadas en la nube o de movilidad.
  • Lo más importante es que no dudes en buscar ayuda cuando la necesites. Una persona de confianza especializada puede darte consejos sobre las opciones de UC, así como sobre la manera de implementarlo o sobre los beneficios que puedes obtener gracias a esta tecnología.

Si quieres saber más sobre las Comunicaciones unificadas en la nube le invitamos a descargar el ebook Las comunicaciones Unificadas y el ahorro en costes en la empresa

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Comunicaciones unificadas en la nube

estanis
estanis
18 abril, 2016

Cómo aprovechar las comunicaciones unificadas para Pymes

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Si so estás familiarizado con las comunicaciones unificadas, o si no las has integrado en tu empresa, podrías estar perdiendo la oportunidad de aumentar la productividad, de reducir costes y de mejorar tu presencia profesional. 

Las Comunicaciones unificadas para Pymes son la convergencia de los servicios de voz, video, datos y aplicaciones de software para alcanzar una mayor colaboración entre individuos o grupos, lo que mejora los procesos de negocio. Los componentes de las Comunicaciones unificadas para Pymes incluyen las vídeo conferencias, la mensajería unificada, los smartphones, las tecnologías presenciales y la mensajería instantánea. 

Básicamente, las Comunicaciones unificadas para Pymes integran todas las comunicaciones de tu empresa en un sólo sistema al combinar los servicios de mensajería y tiempo real. Una de las mayores ventajas de las Comunicaciones unificadas para pequeñas empresas es que puede hacer que tu negocio parezca más grande, al permitir que todas las personas dentro de la organización se mantengan conectadas, sin importar dónde se encuentren. 

El Crecimiento de las Comunicaciones Unificadas para pymes 

La adopción de las Comunicaciones unificadas para Pymes está creciendo rápidamente con unos radios de implementación que se han duplicado desde el 2010 al 2011. Una encuesta reciente reveló que el 76 por ciento de las organizaciones empresariales, gubernamentales, educacionales o del sector salud que han implementado completamente las Comunicaciones unificadas para Pymes y que hacen un seguimiento del retorno de inversión (ROI), han obtenido grandes recompensas. Tu pequeña empresa ahora puede acceder a estos beneficios, gracias a un amplio catálogo de herramientas de Comunicaciones unificadas que antes sólo estaba disponible para las grandes empresas. 

Mientras que la preocupación por los costes pueden disuadir a las pequeñas empresas de explorar las UC, es importante tener en cuenta que hay muchas opciones disponibles dentro de la familia de las Comunicaciones unificadas para pymes. Escoger un sistema que pueda crecer a la par con tu negocio le dará un empujón a tu empresa en el presente, y le ahorrará dinero en el futuro. Si el precio es correcto y los servicios suplen tus necesidades, hacer el cambio desde un sistema telefónico obsoleto a un sistema de Comunicaciones unificadas para Pymes es una decisión sencilla. 

Lo que necesitas saber de las Comunicaciones Unificadas para Pymes 

Las pequeñas empresas deben considerar algunos elementos cuando estén buscando un sistema de comunicaciones unificadas. Lo primero, es identificar los servicios claves que te gustaría tener, como el desvió de tus mensajes de voz a tu correo electrónico, el desvió de llamadas y las llamadas en espera, el reconocimiento de voz, la integración de VoIP, etc. A continuación, debes buscar sistemas que te permitan integrar calendarios y horarios, o que permitan a varias personas trabajar en un mismo documento de manera simultánea, para luego decidir si tu empresa necesita estos servicios. 

Lo más importante es tener en cuenta la adaptabilidad. Debes buscar un sistema que tenga una amplia selección de componentes, accesorios y software adicionales. Puede que ahora mismo no necesites todas las opciones disponibles, pero apreciarás la oportunidad de expandirte cuando tu negocio crezca. 

Sin importar el paquete que elijas finalmente, las Comunicaciones unificadas para Pymes te ayudarán a localizar a tus colegas sin importar si están en la oficina, en una reunión donde un cliente, en la carretera, o trabajando desde casa, lo que es un gran beneficio para los empleados de las pequeñas empresas que están siempre en movimiento. Las empresas podrán tener más empleados móviles, conocer su paradero y reducir gastos en soluciones obsoletas como la línea fija. ¿La mejor parte?, las Comunicaciones unificadas para Pymes se están volviendo más grandes y mejores gracias al desarrollo de la informática móvil y de la nube. 

Si quieres saber más sobre las comunicaciones unificadas para PYMES suscríbete al newsletter de Telecomputer.

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comunicaciones unificadas para Pymes

estanis
estanis
16 marzo, 2016

Para implantar las comunicaciones unificadas con éxito es crítico el entrenamiento de los usuarios

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En gran medida, los beneficios que las plataformas de comunicaciones unificadas tienen que ofrecer son bastante obvias. Al implantar las comunicaciones unificadas, los empleados tienen la oportunidad de llegar a ser mucho más colaborativos, eficientes y productivos, ya que son capaces de comprometerse con sus compañeros de trabajo y como con sus clientes.

Sin embargo, a pesar de todo este potencial, el hecho es que no todas las implementaciones de soluciones de comunicaciones unificadas son del todo satisfactorias. En un número significativo de casos, los gerentes se encuentran decepcionados por el impacto que su inversión tiene en última instancia, en el desempeño de la empresa en su conjunto. Esto no quiere decir que la solución de comunicaciones unificadas fue una mala elección para estas empresas particulares. Más bien, se sugiere que estas organizaciones tomaron algunas decisiones que socavaron el valor potencial de las comunicaciones unificadas.

Uno de los mayores problemas que impiden mayores beneficios de implantar las comunicaciones unificadas es simplemente la falta de uso habitual entre los empleados. Las organizaciones deseosas de aprovechar la tecnología deben hacer que los empleados se formen en el uso de la tecnología como un foco importante de sus esfuerzos de implementación. Al abrazar la formación, los responsables de tomar las  decisiones pueden mejorar significativamente las posibilidades de que los trabajadores no sólo van a utilizar los recursos disponibles, sino que también van a aprovechar al máximo las capacidades de la solución de comunicaciones unificadas.

Problemas de uso al implantar las comunicaciones unificadas

El éxito o el fracaso al implantar las comunicaciones unificadas está en medir el uso de la herramienta por parte de los empleados. Otros indicadores comunes que se utilizan para evaluar el éxito de una solución de Comunicaciones Unificadas incluyen los ahorros de costes y el retorno de la inversión. Sin embargo, es imposible que las empresas puedan medir el progreso en estas áreas de ahorro y retorno si los trabajadores simplemente no utilizan las herramientas de comunicaciones unificadas puestas a su disposición.

La falta de uso de las Comunicaciones Unificadas entre la fuerza de trabajo ha demostrado ser extremadamente frustrante para muchos departamentos de TI. Es por ello que desde Telecomputer acompañamos a nuestros clientes en la formación y usos de la herramienta. Solo de esta manera es posible palpar los grandes beneficios de está maravillosa tecnología.

Valor de la Formación al implantar las comunicaciones unificadas

La formación de los empleados podría recorrer un largo camino hacia la corrección de estos problemas. La falta de uso de las herramientas de comunicaciones unificadas se debe a que el personal no recibe una formación adecuada para guiarlos en esta capacidad. En muchos casos los trabajadores permanecen ignorantes de la existencia de aplicaciones de comunicaciones unificadas de las empresas.

En una implementación típica, el departamento de TI se debe tomar el tiempo para asegurarse de que las soluciones de comunicaciones unificadas funcionan correctamente antes de su despliegue en toda la empresa. Sin embargo, esto es a menudo donde se detiene la ejecución, y hay poco o ningún esfuerzo realizado para capacitar al personal para tomar ventaja de estos recursos. Las campañas de sensibilización son también típicamente muy limitados, a menudo toma la forma de un breve correo electrónico, poco convincente distribuido en toda la organización.

Esto simplemente no es suficiente. El quid de la cuestión es que la mayoría de la gente tiende a resistir cualquier interrupción percibidas a sus rutinas diarias de trabajo, y las implementaciones de las herramientas de comunicaciones unificadas representan, sin duda, tal desarrollo. Con el fin de superar esta resistencia natural, un esfuerzo coordinado y dedicado es esencial. El personal de TI deben trabajar en estrecha colaboración con los empleados para ayudarles a entender lo que las comunicaciones unificadas para pequeñas empresas pueden hacer por su trabajo y productividad, y por qué estas herramientas tendrán un impacto positivo en sus responsabilidades del día a día. Los empleados que reciben este nivel de orientación y preparación serán mucho más propensos a adoptar con entusiasmo las herramientas de comunicaciones unificadas, mejorando tanto la tasa de uso y  el retorno de la inversión.

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Implantar las comunicaciones unificadas

estanis
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11 febrero, 2016

Cómo escoger el sistema de comunicaciones unificadas para su organización

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Bien sea que esté pensando en implementar un enfoque híbrido de un sistema de comunicaciones Unificadas, in situ o en la nube, existen distintos factores que debe tomar en cuenta al escoger un sistema de comunicaciones Unificadas.

65% de las empresas están invirtiendo más en aplicaciones de sistema de comunicaciones Unificadas y colaboración de lo que gastaron en años anteriores. Para el 6% de las empresas, la inversión aumentó en un 10%; para el 31% aumentó de 5% a 10% y el 28% dijo que aumentó de 1% a 5%.

Es de vital importancia escoger la solución adecuada para un sistema de comunicaciones Unificadas, ya que no solo ofrece un valor financiero, sino que permite tener más flexibilidad que las soluciones de hardware tradicionales. Cualquier software de comunicaciones Unificadas que usted escoja tendrá un efecto importante sobre el retorno de la inversión y en la reducción del costo total de la propiedad. El software posee una serie de características y funciones que pueden ser implementadas por el usuario según sea necesario, eliminando así el aumento de costos de características y funciones que no son beneficiosas.

Mantener y aumentar su inversión en software de acuerdo al crecimiento de la organización es mucho más fácil y menos costoso que reemplazar una solución de hardware tradicional.   Hacer uso de una solución de software existente para tomar ventaja de nuevas características o para resolver problemas de compatibilidad es mucho más fácil que tratar de alcanzar los cambios con una solución de hardware nueva.

Los ordenadores actualmente son más pequeños en tamaño y aún más rápidos, con un mejor poder de procesamiento y una mayor eficiencia de energía. Con el software apropiado, estos ordenadores, tabletas y teléfonos inteligentes le permiten a los trabajadores móviles tener acceso a la información desde cualquier parte, en cualquier momento. Para seguir siendo competitivas, las organizaciones deben considerar las mejores prácticas actuales para invertir en softwares.

Los ordenadores, portátiles, tabletas, y teléfonos inteligentes se han convertido en dispositivos invaluables que hacen posible tener acceso no solo a los directorios corporativos y correo electrónico, sino a aplicaciones especializadas que facilitan las comunicaciones en centros médicos, organizaciones de servicios financieros, institutos educativos, operaciones gubernamentales y casi en cada aspecto de nuestras vidas. Con la implementación de la arquitectura adecuada de un sistema de comunicaciones Unificadas usted puede:

  • HABILITAR agilidad comercial creciendo fácilmente para dar cabida a las adquisiciones, incorporaciones y ambientes empresariales cambiantes.
  • OFRECER servicios de software comunes con múltiples usos.
  • POTENCIAR la infraestructura básica que existe en la empresa.
  • SOPORTAR la creciente población de trabajadores móviles y la tendencia Trae Tu Propio Dispositivo (BYOD)
  • OFRECER soluciones hechas a la medida.
  • OFRECER conferencia multimedia y capacidad de colaboración 

Cuando tenga que seleccionar un sistema de comunicaciones unificadas tenga en cuenta la experiencia del proveedor, la confiabilidad frente a fallos, la funcionalidad, la versatilidad, la escalabilidad, la inversión necesaria, el personal IT interno necesario para su gestión, la posibilidad de outsourcing, la capacitación, la centralita, la seguridad de datos y la red existente. 

Si quiere saber más sobre los sistemas de Comunicaciones Unificadas para pequeñas empresas, le invitamos a descargar el Ebook Comunicaciones Unificadas y el ahorro en costes en las empresas.

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Sistema de comunicaciones unificadas