Hace una década, la idea de la conferencia a través de video parecía una quimera. Las llamadas de conferencia han aparecido para convertirse en el método más eficaz de la colaboración para las organizaciones con su personal interno , proveedores y clientes. Es impresionante lo rápido que cambian las cosas.
Con el advenimiento de las tecnologías de las llamadas de videoconferencia, muchas empresas han visto los beneficios de realizar reuniones virtuales: se puede mantener una mayor atención por parte de los participantes, las expresiones y la comunicación no verbales no se pierden, y los empleados se encuentran más a gusto. Aquí te presentamos 13 razones por las que las llamadas de videoconferencia seguirán siendo el método preferido para la comunicación global de los negocios.
70 por ciento de los empleados prefieren las llamadas de videoconferencia antes que tener que viajar a un encuentro físico.
Esto tiene sentido, ya que el 75 por ciento de los ejecutivos predice que las llamadas de videoconferencia, en última instancia, reemplazará a las llamadas de conferencia tradicionales.
65 por ciento de los directores de sistemas de las compañías creen que los teléfonos de escritorio dejará de existir dentro de los próximos cinco años.
El mercado mundial de las llamadas de videoconferencia predice que va a golpear casi con $ 3.6 mil millones de dólares en 2016.
No son sólo los empleados y gerentes aman las llamadas de videoconferencia – 56 por ciento de los directores financieros prefieren invertir su presupuesto de gastos en la videoconferencia en lugar de dedicar estos recursos a los gastos de viaje.
No es de sorprender que las organizaciones que normalmente utilizan las llamadas de videoconferencia consigan ahorrar un 30% sobre su presupuesto de gatos de viajes.
Igualmente, el 87 por ciento de los directivos menores de 35 años prefieren trabajar para una empresa que tiene capacidades de llamadas de videoconferencia más que los que no poseen esa capacidad según comenta Cisco.
Las llamadas de videoconferencia entrega a los candidatos una mejor oportunidad de expresarse, ya que el 66 por ciento de los solicitantes de puestos de trabajo desean interacción de vídeo mientras son entrevistados.
La capacidad de atención de los empleados en las llamadas de vídeo es 50 por ciento más largo (35 minutos) que las llamadas de conferencia (23 minutos).
95 por ciento de los empleados creen que la interacción cara a cara permite una colaboración más completa.
¿Preocupado por el coste? No es necesario invertir en costosos equipos, ni en toneladas de hardware, la mitad de todas las llamadas de videoconferencia se originará desde un dispositivo móvil.
La tendencia es que la videoconferencia se convierta en parte clave de cualquier organización. No solo reduce los gastos de tener que viajar sin tener que eliminar las reuniones cara a cara, sino que también puede fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, ayudando a que los compañeros de trabajo se conozcan unos a otros, cosa que no ocurriría con otros canales de comunicación.
Si quiere saber más sobre cómo utilizar las herramientas de llamadas de videoconferencia para su empresa de una manera regular y eficaz, necesita estar preparado y entender las mejores prácticas para garantizar que las llamadas de videoconferencia sean exitosas y satisfagan a todos los involucrados. Le invitamos a suscribirse al Newsletter de Telecomputer, donde conseguirá la información más actualizada sobre las mejores prácticas para la eficiencia y colaboración empresarial.
Un reciente estudio llevado a cabo por Harvard Business Review reveló que las personas que trabajaban fuera de la oficina completó 13,5% más llamadas que las que trabajaban desde oficinas, agregando casi un día adicional de trabajo completo por semana de productividad. Esto significa un importante ahorro por empleado, eliminando mobiliario para la estación de trabajo y espacio cuando se le permite a los empleados que trabajen desde sus casas.
Esto demuestra que el trabajo a distancia ofrece beneficios reales a las empresas en términos de mayor productividad y disminución de costos. Asimismo, una investigación adicional sugiere que los empleados satisfechos son los más productivos. Por lo tanto, mientras más flexibilidad y opciones usted pueda ofrecer a sus trabajadores, más prosperará su organización.
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Centralita virtual
Un proveedor de centralita virtual puede garantizar que los empleados que trabajan desde casa cuentan con el mismo acceso telefónico y comunicaciones que los que trabajan en oficina, ofreciendo un ambiente colaborador compatible con todos los empleados independientemente de su ubicación.
Los beneficios que los trabajadores remotos pueden obtener de los proveedores de centralita virtual son:
Mayor movilidad
Independientemente de que los empleados trabajen desde su casa o desde un hotel o centro de conferencias, pueden hacerlo de forma eficiente gracias a las características que ofrece una centralita virtual. Por ejemplo, los trabajadores remotos pueden tener acceso a correos de voz, correos electrónicos, notificaciones de texto y transferencias de llamadas gracias a su interfaz de centralita virtual. De esta manera, cuentan con el mismo acceso a las herramientas empresariales que sus colegas que trabajan desde una oficina.
Productividad
Un proveedor de centralita virtual puede garantizar que los empleados siempre se encuentren accesibles y puedan colaborar con su equipo, incluso cuando trabajen desde su casa. Una centralita virtual ofrece las mismas características comunicacionales (capacidad de Comunicaciones Unificadas como chat instantáneo y vídeo conferencia), de manera que a los trabajadores remotos no se les limita su productividad potencial. Estos trabajadores pueden llevar a cabo la misma cantidad de trabajo, si no más, desde la comodidad de sus casas a través de una centralita virtual.
Reducción de costos
Los proveedores de centralita virtual ofrecen planes flexibles y opciones que se adaptan a cualquier presupuesto por un menor costo en comparación con los sistemas in situ de propiedad (ya que se elimina el cableado y el mantenimiento en sitio). Por lo tanto, las empresas obtienen más por menos (como por ejemplo, mayor flexibilidad) cuando integran soluciones de centralita virtual a su infraestructura de comunicación.
Un sistema de telefonía de centralita virtual le permite a los trabajadores remotos o dispersos geográficamente disfrutar de una perfecta experiencia comunicacional bajo un plan sencillo de llamadas. Las empresas pueden crear una experiencia de oficina virtual para los trabajadores combinando distintas conexiones de Internet y telefonía IP. Esta clase de telefonía avanzada para las comunicaciones y la colaboración se está convirtiendo en algo esencial dentro de las organizaciones modernas que desean seguir siendo competitivas (y eso incluye a casi todas) en un entorno que se mueve rápidamente y posee presencia constante de hoy en día.
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Bien sea que sus trabajadores se encuentren dispersos entre unas pocas sucursales regionales o en todo el mundo, su empresa disfrutará de las ventajas que ofrece la telefonía de centralitas virtuales. Lo más probable, es que sus empleados se encuentren en distintos lugares, ya que las empresas con diferentes ubicaciones se han convertido en algo natural gracias a la adopción global del Internet de banda ancha y la red simplificada y normalmente gratuita. Estudios apuntan que el 61 por ciento de los centros de atención al cliente cuentan con agentes que trabajan desde más de una ubicación diferente. De hecho, 10 por ciento poseen agentes que trabajan en más de 20 ubicaciones diferentes.
¿Cómo una centralita en la nube ayuda a hacer crecer su empresa? estudios indican que la escalabilidad (la capacidad de agregar o eliminar líneas según las necesidades de la empresa) es el principal motivo por el que las empresas utilizan la nube. Muchas empresas la están utilizando la nube por las ventajas que ofrece la centralita virtual, entre las que se encuentran que no hay necesidad de instalación, costos operativos y de mantenimiento, a la vez que sigue ofreciendo una completa disponibilidad de las funciones del sistema telefónico como correo de voz, fax, saludos automatizados y conferencias. 88 por ciento de las empresas utilizan nubes públicas mientras que un 63 por ciento utilizan nubes privadas.
A medida que crece la demanda de las centralita virtual, también crece el número de proveedores (algunos de los cuales se adueñan del control de calidad y el soporte técnico de los clientes, lo cual crea una dependencia que no es saludable). Para seguir teniendo un completo control sobre su información, utilice IPBRICK para un sistema telefónico completamente virtual. Usted no sacrificará funcionalidad (como la integración CRM y la personalización) y recibirá nuestras funciones avanzadas incluyendo comunicaciones unificadas y amplio soporte técnico al cliente.
Como Proveedor de telecomunicaciones, satisfacer las necesidades y expectativas de las empresas representa un constante desafío. Con la ayuda de las Comunicaciones Unificadas, usted puede satisfacer de manera más efectiva las demandas de sus clientes, y tener éxito en la construcción de fuentes de ingresos recurrentes para su negocio. Las plataformas de comunicaciones unificadas así como las centralita virtuales, puede aumentar significativamente su potencial de crecimiento y maximizar las ganancias en su empresa.
Beneficios de la Centralita Virtual como producto para las empresas de Telecomunicaciones
La Centralita Virtual es la última tendencia en el mundo de los negocios ya que permite a los propietarios de empresas reducir considerablemente los costos en los sistemas telefónicos, ofrece mayor flexibilidad geográfica, y simplifica la red de sus comunicaciones. Para que las empresas que venden soluciones de telecomunicaciones como la suya puedan ver crecer su negocio y sumen ingresos recurrentes, es esencial que ofrezcan a sus clientes una Centralita Virtual.
La centralita virtual permite a los clientes una máxima flexibilidad. Las empresas de sus clientes ya no se encuentran bloqueadas dentro de líneas telefónicas restringidas. En vez de ello, todo el servicio se encuentra basado en Internet y es administrado por usted como proveedor de servicios de telecomunicaciones, ofreciéndole a las empresas la capacidad de conectar teléfonos móviles, fijos, ordenadores portátiles, y tabletas en la red de telecomunicaciones de su empresa. Esto crea un potencial geográfico sin fronteras, y el sistema telefónico central puede utilizarse desde cualquier parte del mundo.
La centralita virtual es enormemente deseada entre las empresas. La centralita virtual revoluciona el mundo de las comunicaciones empresariales, y como tal, se expande rápidamente en todo el mercado. Le ofrece a las empresas que venden servicios de telecomunicaciones la oportunidad de capitalizarse dentro del nicho creciente de las telecomunicaciones y hacer crecer drásticamente el tamaño de su compañía.
La centralita virtual es increíblemente fácil de usar. Representa un atributo atractivo para los clientes, ya que es más probable que inviertan continuamente en un servicio que sea fácil de usar y administrar.
La centralita virtual ofrece escalabilidad ilimitada. Con los servicios telefónicos tradicionales, las empresas se limitan a usar un número específico de líneas, pero con la centralita virtual, todo se maneja de manera virtual, permitiendo una escalabilidad de 100%.
La centralita virtual resulta más económica para sus clientes. Al reducir los costos de servicio para los clientes, usted puede atraer una cantidad mayor de clientes y mejorar la retención de los mismos.
Para que las empresas españolas que venden soluciones y servicios de telecomunicaciones puedan maximizar sus ganancias, deben ofrecer a sus clientes las tecnologías más avanzadas que se encuentran disponibles. Debido a las considerables ventajas que ofrece la centralita virtual, más y más empresas la están utilizando para reemplazar su red de centralita tradicional.
Para Vender Centralitas Virtuales VoIP debes conocer perfectamente a tu cliente ideal, aquí te presentamos los 7 tipos de empresas dispuestas a invertir en Centralitas Virtuales VoIP
En nuestro artículo anterior comentábamos como la adopción de las centralitas virtuales VoIP está creciendo como una alternativa a las centralitas tradicionales, convirtiéndose en una opción muy atractiva, con sus retos y oportunidades, para los vendedores de sistemas de comunicación e información.
Mencionábamos además que el reto en este momento está, en identificar a los prospectos con las probabilidades más altas de invertir en soluciones de virtualización. Realmente casi cualquier empresa podría beneficiarse de esta clase de tecnología, sin embargo, si queremos tener éxito al vender centralitas virtuales VoIP debemos identificar aquellas empresas que tengan alguna necesidad financiera, técnica u operativa que sólo pueda ser resuelta aprovechando las capacidades únicas de las centralitas virtuales VoIP.
En este sentido, podríamos identificar 8 tipos de empresas que por lo general cumplen con las características que antes mencionamos:
Startups y otras empresas que nunca habían tenido centralitas
Las startups y otras compañías que están invirtiendo por primera vez en centralitas son un prospecto ideal. Las startups por lo general tienen poco dinero, por lo que contratar a un equipo de TI no está dentro de sus posibilidades y además, debido a que están comenzando, no tienen idea del volumen de llamadas que estarán manejando, por lo que son incapaces de determinar con exactitud el tamaño de la plataforma que necesitarán.
Por su parte, una empresa que tiene tiempo funcionando, pero que desea invertir por vez primera en una centralita enfrenta más o menos los mismos retos. Con las centralitas virtuales VoIP la inversión requerida es mínima, no se exigen contratos de servicios y son soluciones fácilmente escalables en función del crecimiento de la empresa, pero sin la necesidad de gastar en infraestructura.
Otra ventaja de las centralitas virtuales VoIP, especialmente atractivo para esta clase de empresas, es que el tiempo requerido para su instalación es mínimo (dos semanas como mucho), en comparación con el mes y algo que requieren las centralitas tradicionales.
La combinación de estos tres elementos hace que por lo general, para estos perfiles, la decisión de invertir en una centralita virtual VoIP sea realmente fácil.
Empresas con volumen de llamadas muy variable
Una centralita virtual VoIP es también una excelente solución para aquellos prospectos que experimenten fuertes fluctuaciones en su volumen de llamadas a lo largo del año. En vez de comprar e instalar una centralita capaz de administrar llamadas a más de 100 agentes para las temporadas pico, cuando generalmente tu fuerza de trabajo es de 25 perdonas, una centralita virtual VoIP es capaz de adaptarse a las exigencias del momento, permitiendo a las empresas pagar mensualmente únicamente por lo que consume.
Con este modelo de pago-por-uso las compañías pueden contratar por un número mínimo de agentes, aumentar o disminuir su asignación de puertos según sea necesario, evitar una inversión en equipos costosos y ahorrar en cuotas mensuales durante los tiempos de pocas llamadas.
Como verán es una oferta muy atractiva para los clientes con picos predecibles y valles en su flujo de llamadas.
Compañías con empleados que trabajan desde casa
Muchos negocios y organizaciones sin fines de lucro están usando o considerando contar con personal que trabaje desde casa, porque su centralita tradicional no se da abasto, porque las reservas de talento local es insuficiente, tienen la necesidad de estar al alcance 24/7 y/o por iniciativas para reducir el desgaste de los agentes, ofreciendo un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Debido a que no se pueden agregar fácilmente agentes remotos con las centralitas tradicionales, estas organizaciones son objetivos prometedores para las centralitas virtuales VoIP.
Con esta tecnología ya no hace falta desplegar teléfonos SIP, routers especializados, software u otros elementos para conectar a trabajadores externos. Lo único que hace falta es un teléfono normal y corriente, un ordenador y conexión a Internet. Su simpleza y beneficios hacen de las centralitas virtuales VoIP una alternativa muy atractiva cuando alguno o todos los agentes trabajan desde casa.
Empresas con múltiples centros de contacto
Para empresas que tienen múltiples centros de contacto a las cuales pretendes vender centralitas virtuales VoIP, este tipo de soluciones de comunicación es una excelente alternativa, pues permiten al administrador manejarlas con facilidad de manera centralizada.
Esto puede se puede lograr sin los problemas de estar conectando los sistemas de distintas oficinas con una ACD central, y tratar, por lo general sin éxito, de manejar desde un sólo lugar todas las llamadas.
La centralita virtual permite un enrutamiento unificado para todos los agentes, sin importar su ubicación. Los perfiles y limitaciones de cada agente pueden ser programados centralmente y las llamadas pueden ser dirigidas a personas específicas en vez de edificios u oficinas; eliminando de esta manera el exceso de personal y otros problemas causados cuando cada centro funciona de manera independiente.
Cualquier número de locaciones o sedes puede ser administrado a través de un mismo sistema, que termite mantener un tipo estándar de reporte y control de calidad. Estas son todas propuestas de valor muy poderosas que pueden ser utilizadas para vender centralitas virtuales VoIP a prospectos con múltiples oficinas.
Organizaciones que necesitan actualizar sus sistemas
Remplazar sistemas que están obsoletos o cuya vida útil se acerca a su fin, ya sean ACDs, sistemas IVR u otros componentes, con centralitas virtuales más nuevas aunque tradicionales al fin, puede llegar a costar millones de euros, incluso para empresas no tan grandes.
He aquí otra escenario en el que el beneficio económico de las centralitas virtuales VoIP juega un rol importantísimo, pues permite eliminar los altísimos niveles de inversión requeridos para adoptar a instalar centralitas tradicionales.
Cuando este es el caso, los clientes pueden conservar su centralita existente hasta que falle y la utilizan simplemente para suministrar tono de marcación. Las ACD clásicas, los sistemas IVR y otras aplicaciones como grabación de llamadas pueden activarse sin necesidad de comprar equipos, invertir en formación o pagar honorarios de consultoría. Con las centralitas virtuales VoIP reducimos costos al tiempo que proporcionamos flexibilidad a la empresa.
Compañías que quieren eliminar sus subcontratistas
Otros prospectos muy atractivos son todos aquellos que han estado subcontratando el servicio de centro de contacto y ahora quieren controlarlo en casa. Las ventajas de costo y velocidad de despliegue vuelven a jugar un papel vital ante esta clase de clientes, que valorarán invertir la menor cantidad de dinero y tiempo posible en la implementación de la nueva centralita.
Organizaciones que deben estar siempre funcionando
Empresas que prestan servicios de ayuda o información 24/7, como hoteles o líneas aéreas, no pueden darse el lujo de estar ni por un instante sin sus teléfonos, pues de ellos depende la reputación de sus negocios.
No obstante, las centralitas tradicionales pequeñas o incluso las medianas son incapaces de proporcionar los niveles de seguridad y control, ante amenazas como incendios o cortes de electricidad, así como tampoco los sistemas de resguardo de información y supervisión de la red, que garanticen su disponibilidad continua.
Incluso las centralitas tradicionales de mayor tamaño tiene grandes limitaciones a la hora de enfrentar desastres o incluso en sus funciones de recuperación.
De nuevo las centralitas virtuales VoIP responden ante esta debilidad, ofreciendo a las empresas alta disponibilidad y otras protecciones, gracias al centro de datos del proveedor, comparable sólo con aquellos de las más grandes empresas.
Hay pocos escenarios en los que una centralita virtual VoIP puede que no tenga sentido, por ejemplo para empresas extremadamente grandes, no obstante, hay empresas con más de mil empleados que actualmente trabajando con centralitas virtuales VoIP.
Como verán, centrar nuestros esfuerzos en aquellos prospectos con sólidas razones para adoptar centralitas virtuales VoIP, es una manera productiva de enfocar nuestro trabajo, incrementar nuestras ventas y tener éxito en el mundo de la venta de soluciones TIC.
Aumenta tus ventas siguiendo estos simples consejos al vender servicios de comunicaciones VoIP
El principal error que los proveedores minoristas cometen cuando están tratando de vender servicios de comunicaciones VoIP a pequeñas y medianas empresas, es que comienzan el proceso de venta describiendo características y funcionalidades, cuando deberían comenzar reafirmando a los prospectos que se trata, ante todo, de un sistema de comunicaciones fiable y seguro.
La propuesta debería comenzar tranquilizando al cliente, algo como “Nuestro sistema VoIP es una herramienta de altísima calidad, extremadamente fiable que te permite mantener tu número de teléfono”. De hecho, comenzar con esta propuesta es tan importante, que incluso debería decirse antes de sacar a relucir el ahorro de costes.
Sólo después de dejar bien en claro estos dos puntos, se debería pasar a la siguiente fase, aquella en la que se resalta cómo la tecnología VoIP facilita la vida de sus usuarios. Sólo al final es que pasamos a discutir las características y detalles de la telefonía IP.
Incluso entonces, cuando se esté trabajando con un negocio pequeño, la discusión de nuevas características debería centrarse sólo sobre unas cuantas funcionalidades que puedan ser de especial interés para este determinado cliente.
Puede que parezca innecesario, incluso puede parecer una tontería, pero enfatizar que la tecnología VoIP es un sistema de telefonía IP que permite realizar y recibir llamadas en teléfonos IP y ordenadores, es importantísimo; pues les estamos pidiendo que cambien de conducta, esto automáticamente hace que se pregunten qué tal funcionará.
Aunque es cierto que ya la mayoría de las personas saben que la telefonía IP funciona y muy bien, posiblemente cerca del 22% de tus potenciales clientes continúen pensando que VoIP todavía sufre muchos problemas de servicio.
Lo importante que debemos sacar de todo esto, es que a todo prospecto se le debe reafirmar desde el comienzo, que la tecnología VoIP funciona. De lo contrario, el ahorro de costos no se verá tan atractivo.
Más oportunidades de negocio
Aunque la tecnología VoIP es efectivamente una entrada para posteriormente ofrecer otros productos, que puede ir desde alojamiento de páginas web, hasta servicios de email, crm, gestión documental, etc., es recomendable hacer la venta de la telefonía IP primero, para luego pasar al resto de los productos.
El discurso genérico de venta debería comenzar, con la premisa de que la telefonía IP es un sistema de comunicaciones muy fácil de usar, que ahorra dinero y les ayuda a administrar de manera más eficiente el negocio.
Sólo una vez esto haya sido establecido, es que el ejecutivo de ventas podrá comenzar a explicar cómo es que se pueden realizar llamadas a través de Internet. Además, como la mayoría de los pequeños negocios invierten en función de la relación “coste por empleado al mes”, es pertinente resaltar que la tecnología VoIP ofrece costes menores por usuario al mes, que las soluciones tradicionales.
Sin embargo, la tecnología VoIP tiene una cualidad principal que puede ser muy atractiva para aquellas pequeñas empresas, que hayan invertido previamente en equipos de centralitas; mientras que en estos últimos el ratio de Línea y Teléfono es muy cercano a 1:1; con los sistemas VoIP el ratio es mucho mejor, siendo de aproximadamente 4:1.
Al migrar a sistemas VoIP las empresas obtendrán ahorro de costes directos al poder dar de baja líneas RDSI (2, 4 u 8 canales simultáneos) o Primarios (30 canales simultáneos) contratando un Sip Trunk con el número de canales necesarios y pudiendo dimensionarlos al alza o a la baja en función de sus necesidades con una simple llamada. También podrán mantener sus numeraciones (DDIs) de siempre realizando portabilidad de los mismos con estos operadores VoIP.
Otro factor importante es que los operadores VoIP no cobran por establecimiento de llamada y su tarificación es por segundos, luego también verán reducida notablemente su facturación de llamadas mensual.
Lo que queda claro con esto es que una empresa pequeña puede ahorrar dinero al instante remplazando tecnología PBX por telefonía VoIP, sin embargo, recuerda que antes de entrar en estos detalles, debes destacar el hecho de que la tecnología VoIP es, ante todo, fiable.
Optimiza tu inversión y ahorra dinero con las Centralitas Virtuales VoIP
El proceso de migración de las aplicaciones y bases de datos de las empresas hacia Internet, mejor conocido como software como servicio o SaaS, por sus siglas en inglés, finalmente está llegando a las centralitas IP, con las llamadas centralitas virtuales VoIP.
La adopción de las centralitas virtuales VoIP está creciendo como una alternativa a las instalaciones tradicionales, convirtiéndose en una opción muy atractiva, con sus retos y oportunidades, para nosotros los vendedores de tecnologías de la información y comunicación (TIC).
La oportunidad radica en la posibilidad de revender los servicios de centros de contacto basados en tecnología SaaS, para compensar la disminución en las ventas de centralitas tradicionales, ampliar nuestra cartera de clientes ofreciendo nuevas alternativas a empresas que no tienen el músculo para invertir en infraestructura comunicacional y a la vez no tener que invertir una fortuna en aprovisionamientos.
El hecho de que el proveedor de centralitas virtuales VoIP se encargue de la configuración, así como de la prestación de servicios de mantenimiento, abre la puerta a los proveedores de soluciones – distribuidores, VARs y técnicos en sistemas, o incluso agentes de telecomunicaciones – que carecen de recursos para asumir otro producto de alto mantenimiento.
Debemos identificar a los prospectos idóneos
Por lo tanto, nuestro trabajo y reto diario será identificar aquellos prospectos con las probabilidades más altas de aceptar soluciones con almacenamiento en nube. Aunque casi cualquier empresa podría ser candidata para estas tecnologías, el enfoque más productivo consiste en enfocar nuestras fuerzas en aquellas que tengan algún problema financiero, técnico u operativo que pueda ser aliviado sólo mediante el aprovechamiento de las capacidades únicas de las centralitas virtuales VoIP.
Imaginemos por ejemplo, una empresa dedicada a la venta de videojuegos que necesita cambiar su sistema telefónico, que tiene más de 10 años instalado. La empresa registra miles de llamadas de noviembre a enero, pero el resto del año apenas llegan a cien al mes. Si comprara una centralita tradicional, esta empresa tendría que, como mínimo, ajustarla a las necesidades de sus meses pico y permanecería casi intacta el resto del año.
Una centralita virtual VoIP permitiría a la empresa, en un sentido figurado, evitar comprar una mansión cuando lo que necesitan es un apartamento estudio. Con este tipo de tecnología podemos sumar o restar puertos de acuerdo a las necesidades del momento; de igual manera ciertas funciones estándar de las centralitas como el desvío de llamadas, las ventanas emergentes y la integración de CRM están incluidos. Esta compañía también podría tener servicios de terceros con el mismo sistema, una característica disponible sólo migrando a la nube.
El principal atractivo de la virtualización es económico
El principal atractivo de las centralitas virtuales VoIP para cualquier cliente es económico. El coste total del sistema es bajo, porque las estrategias SaaS eliminan la necesidad de comprar y mantener equipos in situ, como distribuidores automáticos de llamadas (ACDs) o sistemas de voz interactiva (IVRs). Todo lo que necesitamos (back-end hardware y software) es instalado, actualizado y controlado en el centro de datos del proveedor. Todo, desde el desvío de llamadas hasta la grabación de llamadas, es transmitido a través de una conexión de banda ancha.
Este modelo reduce el desembolso de capital por adelantado, así como la necesidad de mantener un numeroso equipo de TI. Cuotas mensuales de suscripción por-puesto o por-usuario salen del presupuesto operativo en lugar del presupuesto de capital. Para la mayoría de las empresas, la oportunidad de evitar el gasto fijo de capital en favor del pago-por-uso es un poderoso incentivo para invertir en centralitas virtuales VoIP.
En este sentido, las startups y otras compañías que están invirtiendo por primera vez en centralitas son un prospecto ideal. Las Startups en particular por lo general tienen poco dinero, por lo que no pueden contratar a personal de TI, y, por otra parte, no tienen cómo predecir el volumen de llamadas que manejarán, así que no tienen idea de las dimensiones de la plataforma que requieren. Una empresa que ya tiene tiempo funcionando, pero que desea invertir por vez primera en una centralita enfrenta más o menos los mismos retos.
Con las centralitas virtuales VoIP la inversión requerida es mínima, no se requieren contratos de servicios y son soluciones fácilmente escalables en función al crecimiento de la empresa, pero sin la necesidad de gastar en infraestructura.
A su vez, el tiempo requerido para la instalación de las centralitas virtuales VoIP es de apenas un par de semanas, en comparación con el mes y algo que requieren las centralitas tradicionales. La combinación de estos tres elementos hace que por lo general la decisión de invertir en una centralita virtual sea más fácil.
En nuestro próximo artículo estaremos repasando el perfil de las empresas en las que debemos concentrar nuestros esfuerzos, pues son las que tienen las mayores probabilidades de invertir en nuestras tecnologías, ya que sus necesidades se alinean a los beneficios y valores que tenemos para ofrecer.
Demo de centralistas IP, buena y mala idea, aquí te decimos porqué
Todo vendedor de centralitas IP está constantemente retocando y perfeccionando su proceso de venta, es por esto que hemos decidido dedicar unas cuantas líneas, para repasar algunos consejos sumamente útiles que ayudarán a nuestros aliados a mejorar sus ventas.
Nuestros mejores vendedores coinciden en que la primera reunión con el prospecto puede marcar el futuro de la venta, por esta razón dedicaremos este primer post a repasar las mejores tácticas para aumentar nuestra eficacia vendiendo centralitas IP. Algunas de ellas les parecerán de sentido común, pero esperamos que algunas les sean de gran ayuda.
Entender las necesidades del cliente
Una de las cosas que más le cuesta a los vendedores de centralitas IP, es aprender a revelar las necesidades y requerimientos de sus prospectos. A diferencia de lo que algunos piensan, las necesidades de los clientes no se limitan a hacer y recibir llamadas. La realidad es que las necesidades de cada empresa son diferentes y la comprensión de estos requisitos te ayudarán a proporcionar la solución adecuada a tus clientes.
Puede que estés pensando que tus centralitas IP sean una gran mejora con respecto al sistema anticuado de tu cliente, no obstante, este tendrá procesos de negocio, funciones o incluso hábitos que deberás tomar en cuenta y con los que tendrás que lidiar si quieres lograr la venta.
Otro riesgo que corres al no tomar en cuenta estos elementos, es que termines instalando un sistema que tu cliente no pueda utilizar efectivamente y lo termine rechazando.
Por más buenos que creamos ser entrevistando clientes potenciales, puede que haya cosas que hacen o hábitos que tienen con sus teléfonos, de los que ni siquiera estén conscientes; por lo que a menos de que seamos verdaderos profesionales develar estos detalles puede ser muy difícil.
Algunas cosas que debes saber de los sistemas existentes de tus clientes son:
¿Cómo contestan las llamadas?
¿Cómo transfieren las llamadas?
¿Cómo dejan las llamadas en espera mientras localizan a alguien?
¿Cómo manejan las llamadas que reciben fuera de horario o en feriados?
¿Cómo manejan las llamadas internas?
¿Requieren de buenas herramientas de informe?
¿Qué funciones de su sistema actual utilizan a diario?
¿Cuáles son las cualidades del viejo sistema consideradas indispensables?
¿Cuáles son las cosas que odian de su sistema actual?
Lo ideal es poder hablar con varias personas dentro de la compañía, porque no todos utilizarán sus teléfonos de la misma manera.
Sobre la demostración de las centralitas IP
Cuando el vendedor es nuevo en este mundo, suele comenzar haciendo una demostración del sistema de administración de las centralitas IP. Aunque esto pueda parecer al comienzo una buena idea, tiene una gran desventaja, y es que el cliente ve lo fácil que es administrar y mantener el sistema. Puede incluso que ésta haya sido tu intención inicial, sin embargo, si el cliente considera que el sistema es lo suficientemente sencillo como para administrarlo él mismo, entonces te será mucho más difícil venderles el servicio de soporte.
Nuestra sugerencia es que durante el demo te centres en cómo será la experiencia del usuario una vez instale sus sistema de telefonía IP y no en las tareas y la experiencia del administrador. Es mejor que hagas una demostración de los distintos modelos de teléfono que pones a su disposición, las funciones de llamada en espera, transferencia y teleconferencia; también puedes enfocar el demo en las aplicaciones y programas que podrán utilizar desde sus ordenadores.
Lo ideal es que puedas transmitir a tus prospectos cómo será la experiencia de sus empleados, en un día cualquiera de trabajo, utilizando tus centralistas IP.
¿Cómo es el flujo de llamadas?
Una vez tienes todos los requisitos claros, es momento de comenzar a hablar sobre el flujo de llamadas. Nunca sabemos en qué nos estamos metiendo hasta que tenemos una idea del volumen de llamadas que nuestro prospecto maneja y su flujo una vez dentro del sistema. Aunque en la mayoría de las compañías su flujo de llamadas podría ser dibujado sobre una servilleta, en ocasiones nos hemos topado con empresas cuyo flujo ocupa varios folios.
Obviamente la cantidad de trabajo que los segundos exigirán de nosotros es altísima, sobretodo en comparación con los primeros, por lo que no debemos, ni podemos, preparar adecuadamente una cotización de nuestras centralitas IP hasta que hayamos tenido la reunión sobre el flujo de llamadas.
Análisis de las instalaciones
Es importante mencionar lo esencial que resulta llevar acabo una inspección del lugar donde se desean implementar centralitas IP, en este sentido, el mejor momento para hacer esto es justo antes de salir de la primera reunión, ya que puede que tengamos que incorporar cambios en la red a la cotización. El estudio del sitio te ayudará a reunir todos los requisitos técnicos para una cotización completa y adecuada.
La unificación de todo
Con toda la información que recopilamos en la primera entrevista, es momento de volver a la oficina y armar una cotización.
A la mayoría de los vendedores no les gusta entregar cotizaciones en la reunión inicial de ventas, ya que necesitan revisar los precios vigentes, estimar el precio de la mano de obra, posiblemente rediseñar el flujo de llamadas para lo que el sistema realmente va a hacer, el tiempo previsto para entrenamiento, así como revisar detalladamente sus cifras para asegurarse de que no se le escapa nada.
Esperamos que este post te sea de gran ayuda en el mundo de la venta de centralitas IP. Si tienes alguna duda u observaciones no dude en ponerte en contacto con nosotros.
Detecta qué usos le daría tu cliente a la centralita IP antes de vender
¿Estás en el negocio de proveer servicios de tecnología? entonces tienes el potencial de ofrecer nuevos servicios para las comunicaciones de tus clientes: la centralita IP. Numerosos expertos hoy prevén que es sólo cuestión de tiempo antes de que las centralitas IP sustituyan por completo las líneas telefónicas terrestres. Te parece ésta, razón suficiente para comenzar a incursionar en el campo de las centralitas con tecnología IP.
Como una centralita IP sólo requiere de una red LAN normal y corriente, que en la mayoría de las ocasiones tus clientes ya tienen, invertir en una centralita de esta tecnología es un paso natural. Por lo tanto, si tienes un cliente que haya llamado para solicitar una auditoria de su sistema de comunicaciones, échale un vistazo a su centralita y evalúa si es recomendable presentarles la opción de migrar a una centralita IP.
No obstante, las centralitas IP requieren de una red relativamente robusta para garantizar una conexión estable y de calidad, por lo tanto es recomendable que primero asesores a tus clientes antes que nada sobre cómo actualizar su red LAN.
En este sentido, podríamos decir que una asesoramiento, además de ser de gran ayuda para el cliente, es también una excelente oportunidad para vender. Primero detectamos el problema y luego lo solucionamos.
Aunque las centralitas IP son muy rentables por sí solas, estas tecnologías también nos abren las puertas a otros campos, entre los que debemos destacar las comunicaciones unificadas, que no son otra cosa, más que la combinación de varias herramientas de comunicación en un sólo lugar.
Una buena manera de comenzar es ofreciendo los beneficios de la centralita IP, resaltando la posibilidad de hacer videollamadas gracias a ella. Las comunicaciones unificadas permiten a los trabajadores acceder a cualquier plataforma de mensajería como correo electrónico o fax desde una sola pantalla.
Sin embargo, proveer servicios de centralita IP requiere que manejemos el sistema a la perfección, por tanto lo más probable es que tengas que reforzar los conocimientos de tu personal de apoyo. Las empresas están acostumbradas, y con razón, a que sus teléfonos funcionen 99,999% de las veces; puede que toleren no tener correo por media hora, pero los teléfonos siempre deben estar funcionando y a la perfección.
Varios sistemas de centralitas IP ofrecen la posibilidad de recurrir a un sistema TDM tradicional en caso de emergencia, sin embargo, aún así es recomendable que trabajes la cultura de tu equipo de trabajo, con la intención de transmitirles el sentido de urgencia de mantener en perfecto funcionamiento la centralita IP.
Por lo general las personas de TI tienen una actitud de “mañana lo hago”, sin embargo, con las centralitas IP, este es un lujo que no se pueden dar, pues con cada segundo que pasa, en el que una persona no pueda hacer o recibir una llamada, se están perdiendo cientos, quizás miles de euros.
A quién ofrecer el servicio
Muchas empresas allá fuera podrían beneficiarse de la centralita IP, y tú puedes ser el experto que los asesore y les ofrezca este sistema, que no sólo los ayudará a reducir costos, sino que además les permitirá ser más productivos. Hablamos de empresas que pueden tener entre 500 y 1.000 empleados; o quizás entre 50 y 100, lo ideal es que cumplan con los siguientes criterios:
Empresas que tengan múltiples oficinas.
Compañías que tengan teléfonos de más de un proveedor.
Compañías con empleados que trabajan a distancia.
Empresas y pymes que necesiten sistemas que les permitan recuperarse rápido ante desastres y que realicen automáticamente respaldos de seguridad
Organizaciones que necesiten comunicaciones unificadas o la modernización general de sus tecnologías.
Ahora que sabes a quién puedes ofrecer este servicio, el siguiente paso es vender. Sin embargo, no te lances de cabeza a recitar beneficios y aplicaciones si parar. Primero que nada debemos analizar las necesidades de cada cliente. Descubre cómo usan los empleados de tu cliente sus teléfonos y qué necesitan para llevar a cabo su trabajo.
Descubre cómo la compañía usa sus teléfonos, ¿Conecta llamadas? ¿Tienen buzones de voz? cosas de ese estilo. Luego, explora qué necesita el negocio de su sistema de comunicaciones qué no esté recibiendo ahora.
Necesitan los empleados atender un teléfono sin importar dónde estén; necesitan tener acceso a mensajes de voz y correos electrónicos desde un mismo dispositivo; necesitan filtrar qué llamadas atender y qué llamadas desviar. Estas son sólo algunas cosas que las centralitas IP te permiten gestionar.
Una vez ya sabes qué necesitan tus clientes y tienes bien esquematizado tu discurso, con una propuesta de valor clara y contundente, puedes dedicarte a la venta. Ahora es el momento.
Centralitas virtuales: un Ferrari frente a la centralita tradicional
En la actualidad, gracias a los números avances tecnológicos existe una manera de mejorar las capacidades de nuestros call centers y ahorrar dinero en el proceso. Todo esto gracias a las centralitas virtuales.
Si administras o eres dueño de un call center, entonces de seguro conoces el acelerado ritmo de trabajo que caracteriza a este negocio, así como las numerosas destrezas y habilidades que debes desarrollar para gestionar una operación lucrativa.
Por un lado, eres responsable del trabajo y los resultados de tus operadores, es decir, la cantidad de llamadas que estos son capaces de atender en un período determinado. Por el otro, eres responsable del bienestar, emocional y moral de tu equipo de trabajo.
Con las capacidades de las centralitas virtuales, el poder de la tecnología puede ser explotado para disminuir los costes de la operación y a su vez, aumentar la productividad.
He aquí algunas ventajas de pasarse a las centralitas virtuales:
Despide a tu hardware, optimiza tu TI
Las centralitas tradicionales requieren de una gran inversión para ser instaladas, operadas y mantenidas. El capital necesario para adquirir los implementos básicos para poner en marcha una centralita tradicional puede ser impresionante, más aún si sumamos los costes asociados a contratar un equipo TI encargado de proteger la inversión.
En este sentido, contar con una centralita virtual te ahorrará todos estos costos:
Se elimina la necesidad de tener equipos específicos nada más dedicados a la centralita, debido a que el software se encuentra alojado en la nube.
Con la eliminación de todo ese molestoso hardware, tus costes de TI pueden ser reducido al mínimo o incluso eliminado, si tu proveedor de centralitas virtuales ha incluido soporte gratuito.
Con la centralita virtual correcta y un sencillo proceso de reestructuración, la posibilidad de disminuir costos y mejorar la productividad pueden realizarse en un abrir y cerrar de ojos.
Escalabilidad y flexibilidad
Muchos call centers que hoy trabajan con centralitas tradicionales se beneficiarían significativamente con la flexibilidad que las centralitas virtuales ofrecen. Las operaciones en la mayoría de los call center están vinculadas al número de usuarios o clientes de la empresa y estos números fluctúan a lo largo del año, por lo tanto el número de operadores también.
Una ventaja de la centralita virtual, es que gracias a su flexibilidad permite retener a empleados; no importa dónde se encuentren, si en su casa o en el otro extremo del mundo, pueden seguir trabajando perfectamente para nosotros.
Los empleados pueden trabajar desde cualquier parte si cuentan con la centralita virtual correcta. Aquellos trabajadores clave, por ejemplo los que tienen años con nosotros, podrían beneficiarse de trabajar desde casa, lo que en algunos casos ayudará además a elevar el ánimo, el compromiso y la moral (esto podría incluso ser manejado como un incentivo o beneficio para el trabajador).
Con las centralitas tradicionales esto jamás habría sido una opción. Las centralitas virtuales permiten a los empleados trabajar desde cualquier parte del mundo, pues tienen a su alcance todo lo que necesitan para atender a los requerimientos de los clientes, como si siguiesen en la oficina. Ejemplos de las cosas que pueden hacer:
Hacer y recibir llamadas
Transferir llamadas
Dejar a clientes en espera con música o un mensaje
Enviar llamadas a una operadora automática
Dirigir llamadas a otros departamentos u oficinas
Monitoreo de la moral y las llamadas
Al trabajar en un call center es necesario estar constantemente supervisando la eficiencia y eficacia de los operadores. Desafortunadamente los métodos de control convencionales conducen a que los agentes se vuelvan rígidos y poco naturales, limitando sus habilidades para resolver problemas al instante.
Este proceso puede afectar negativamente las capacidades naturales de tus agentes más dotados, cuyo atributo más importante precisamente es su capacidad de pensar rápido, y de controlar o redirigir eficazmente las solicitudes de los clientes.
Aunado a esto algunas centralistas virtuales ofrecen la flexibilidad de monitoreo inteligente. Servicios como este no sólo permiten a los agentes a ser más naturales y adaptarse mejor a cada llamada, sino que además les permite disfrutar del aspecto “espontáneo y en vivo» de su trabajo; evitando así, el aburrimiento, la rutina y la robotización.
Estas tecnologías incluso permiten a los líderes de equipos contar con herramientas que les permitirán establecer y trabajar la moral de sus colaboradores.
Conformidad
La ley de telefonía es un ser vivo, que respira y crece. Mantenerse al día con los cambios puede ser un trabajo a tiempo completo. Por lo tanto una buena centralita virtual ofrece a la empresa la capacidad de crecer y adaptarse a los cambios de la industria y asegurar que siempre se esté cumpliendo con lo estipulado en la normativa.
Escalabilidad y flexibilidad, ánimos de los operadores, supervisión de llamadas y cumplimiento de la normativa son sólo algunos de los beneficios obtenidos cuando decidimos adoptar una centralita virtual para nuestro negocio.
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