Hoy en día tu empresa tiene para escoger más canales de comunicación que nunca. A los incondicionales como el teléfono fijo o el correo electrónico se le unen una gran variedad de opciones como las vídeoconferencias, la mensajería instantánea, las herramientas de comunicaciones unificadas y muchas más. Podríamos pensar que esto nos facilitaría mantener el contacto con nuestros clientes y colegas, pero paradójicamente, el tener tantos canales puede complicar las cosas.
En los viejos tiempos, simplemente habrías levantado el teléfono. Ahora, ¿sería más apropiado un correo electrónico? ¿Qué tal un mensaje instantáneo? ¿Cuándo es una vídeo llamada una buena idea?.
De hecho, manejar este amplio rango de opciones puede ser complicado. ¿Cómo mantenerse al día en un mercado de las comunicaciones siempre cambiante?
Las UC combinan todos tus canales de comunicación en un sólo paquete. Un sistema de comunicaciones unificado es controlado a través de una única interfase que puede incluir:
Voz y telefonía, para hacer y recibir llamadas.
Mensajería instantánea, para sesiones de chat online.
Disponibilidad, para que puedas ver cuando tus contactos están disponibles.
Escritorios compartidos, para que puedas ver la pantalla de otra persona.
Vídeoconferencias, para mantener conversaciones cara a cara a distancia
Normalmente los sistemas de UC (Comunicaciones Unificadas) te permiten combinar diferentes elementos o módulos, de la manera que tú prefieras, ya que lo que se pretende es hacer las comunicaciones sencillas y eficientes. Por ejemplo:
Una conversación que comienza con un mensaje instantáneo puede volverse una llamada telefónica en un sólo paso.
Puedes comprobar si alguien está disponible y luego decidir si llamarlo o no.
Los mensajes de voz, los mensajes de texto y los correos electrónicos llegan a una sola bandeja de entrada, por lo que sólo tienes que revisar un lugar para recibir tus mensajes.
Cuando alguien te llama puedes contestarle a través de tu teléfono fijo, de tu móvil, o de una aplicación en tu ordenador.
Las comunicaciones unificadas están creciendo
Las comunicaciones unificadas llevan prometiendo desencadenar una revolución en las comunicaciones desde hace algún tiempo, y estas tecnologías están demostrando ser bastante populares.
Una investigación llevada a cabo por la PWC a principios de este año puso de manifiesto que el 55% de las PYMES habían adoptado alguna forma de comunicaciones unificadas. Sin embargo, sólo el 21% de las empresas tiene soluciones completamente integradas que permitan a los empleados acceder a todos los servicios de comunicaciones desde un mismo lugar.
Entonces, con las UC implantándose de una manera tan gradual, ¿Cómo se está comportando el mercado de España? Y ¿Cuáles son las grandes oportunidades para las empresas en los meses siguientes?
La nube estáempezando a dominar
Como muchos otros aspectos de las TIC de las empresas, las comunicaciones unificadas se están mudando a la nube. De acuerdo con la Enterprise Technology Benchmark from Nemertes Research, el 63% de las compañías encuestadas tenían al menos una aplicación de UC en la nube.
Utilizar un servicio de Comunicaciones Unificadas con base en la Nube puede hacer las cosas mucho más sencillas para tu organización. No necesitas invertir en un equipo complejo ni comprar caros softwares por adelantado.
Todos tus servicios de comunicaciones se alojan en otra parte y se accede a ellos a través de una conexión segura. Normalmente se paga una suscripción mensual lo que significa que la inversión de capital fijo es muy poca o nula.
La mayoría de los servicios de Comunicaciones Unificadas en la Nube crecen a la par que tu negocio. Esto significa que puedes empezar con un sistema sencillo al que puedes ir añadiendo usuarios y aplicaciones cuando lo vayas necesitando. Normalmente las nuevas prestaciones están disponibles de manera automática sin que haga falta actualizar el software o el hardware.
Si quieres saber más sobre las Comunicaciones unificadas en la nube le invitamos a descargar el ebook Las comunicaciones Unificadas y el ahorro en costes en la empresa
Hace una década, la idea de la conferencia a través de video parecía una quimera. Las llamadas de conferencia han aparecido para convertirse en el método más eficaz de la colaboración para las organizaciones con su personal interno , proveedores y clientes. Es impresionante lo rápido que cambian las cosas.
Con el advenimiento de las tecnologías de las llamadas de videoconferencia, muchas empresas han visto los beneficios de realizar reuniones virtuales: se puede mantener una mayor atención por parte de los participantes, las expresiones y la comunicación no verbales no se pierden, y los empleados se encuentran más a gusto. Aquí te presentamos 13 razones por las que las llamadas de videoconferencia seguirán siendo el método preferido para la comunicación global de los negocios.
70 por ciento de los empleados prefieren las llamadas de videoconferencia antes que tener que viajar a un encuentro físico.
Esto tiene sentido, ya que el 75 por ciento de los ejecutivos predice que las llamadas de videoconferencia, en última instancia, reemplazará a las llamadas de conferencia tradicionales.
65 por ciento de los directores de sistemas de las compañías creen que los teléfonos de escritorio dejará de existir dentro de los próximos cinco años.
El mercado mundial de las llamadas de videoconferencia predice que va a golpear casi con $ 3.6 mil millones de dólares en 2016.
No son sólo los empleados y gerentes aman las llamadas de videoconferencia – 56 por ciento de los directores financieros prefieren invertir su presupuesto de gastos en la videoconferencia en lugar de dedicar estos recursos a los gastos de viaje.
No es de sorprender que las organizaciones que normalmente utilizan las llamadas de videoconferencia consigan ahorrar un 30% sobre su presupuesto de gatos de viajes.
Igualmente, el 87 por ciento de los directivos menores de 35 años prefieren trabajar para una empresa que tiene capacidades de llamadas de videoconferencia más que los que no poseen esa capacidad según comenta Cisco.
Las llamadas de videoconferencia entrega a los candidatos una mejor oportunidad de expresarse, ya que el 66 por ciento de los solicitantes de puestos de trabajo desean interacción de vídeo mientras son entrevistados.
La capacidad de atención de los empleados en las llamadas de vídeo es 50 por ciento más largo (35 minutos) que las llamadas de conferencia (23 minutos).
95 por ciento de los empleados creen que la interacción cara a cara permite una colaboración más completa.
¿Preocupado por el coste? No es necesario invertir en costosos equipos, ni en toneladas de hardware, la mitad de todas las llamadas de videoconferencia se originará desde un dispositivo móvil.
La tendencia es que la videoconferencia se convierta en parte clave de cualquier organización. No solo reduce los gastos de tener que viajar sin tener que eliminar las reuniones cara a cara, sino que también puede fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, ayudando a que los compañeros de trabajo se conozcan unos a otros, cosa que no ocurriría con otros canales de comunicación.
Si quiere saber más sobre cómo utilizar las herramientas de llamadas de videoconferencia para su empresa de una manera regular y eficaz, necesita estar preparado y entender las mejores prácticas para garantizar que las llamadas de videoconferencia sean exitosas y satisfagan a todos los involucrados. Le invitamos a suscribirse al Newsletter de Telecomputer, donde conseguirá la información más actualizada sobre las mejores prácticas para la eficiencia y colaboración empresarial.
Ahora es posible que toda la documentación y conocimientos de tu empresa, estén a tu alcance, para su consulta, acceso y reutilización desde cualquier lugar y en cualquier momento, pero sobretodo, con seguridad. Actualmente existen aplicaciones de gestión de documentos que te permiten tener todos tus documentos digitalizados y archivados con control de versiones, restricción de acceso en función del usuario y accesibles de forma rápida y sencilla.
Existe una máxima que indica que prácticamente todos los documentos de una oficina, empresa o institución tiene un proceso asociado y que no existen procesos sin varios documentos asociados, por lo tanto las aplicaciones de gestión de documentos y gestión de procesos no se pueden separar.
¿Quien necesita una aplicación de gestión de documentos y flujos de trabajo?
Empresas con problemas de espacio en el archivado de su documentación.
Empresas con elevados costes en material fungible como tóner, tinta, papel, etc.
Empresas que necesiten la capacidad de poder acceder a la información por multiples usuarios a la vez.
Empresas que necesiten ser muy eficaces en la búsqueda y localización de la información.
Por norma general toda la información que se lleva manualmente dentro de una empresa, a través del escaneo, el envío por mail o simplemente su archivo, se le pierde el rastro. Contar con los servicios de un sistema de gestión de documentos te ayudará a ordenar y automatizar la información, ahorrando tiempo en su búsqueda y contando con flujos que te avisen en qué proceso está.
Cuando integras la gestión de documentos en las redes de comunicación de la empresa consigues lo siguiente:
Logras eliminar el papel y tienes toda la documentación de tu empresa archivada en formato digital, pudiendo acceder a ella de forma rápida y sencilla desde cualquier lugar y dispositivo.
Consigues que la información esté accesible por múltiples usuarios a la vez. Los usuarios tendrán acceso a los documentos en base a sus privilegios, toda acción queda registrada pudiendose auditar de forma sencilla el manejo de los documentos.
Seguridad y trazabilidad. El perfil y tipo de acceso de los usuarios marcarán de qué manera y a qué documentos están autorizados. La trazabilidad de los documentos permite conocer quién y cuándo han sido consultados, modificados o enviados los documentos.
Logras un manejo único y sencillo de la información de tu empresa. Toda la documentación de tu empresa centralizada, organizada, segura y accesible con un simple click desde un único interfaz web.
Mejor gestión del ciclo de vida de los documentos.Gracias a los flujos de trabajo, los documentos irán pasando por las distintas personas que tienen que revisar o aprobar el documento antes de ser archivado.
Puedes localizar la información que buscas en un solo clic. Una buena plataforma de gestión de documentos cuenta con una potente herramienta de búsqueda que permite realizar multitud de filtros que te permitirán acceder al documento que precises de forma rápida y sencilla.
Control de versiones de documentos. Cualquier acción que se realice sobre un documento e implique modificación, genera automáticamente una nueva versión del documento, que permitirá consultar versiones antiguas al estar asociadas a la última versión del documento.
iPortalDoc es la plataforma para la gestión de documentos y flujos de trabajo ofrecida por IP BRICK que soporta la desmaterialization de procesos y que se ha desarrollado para las empresas que tienen la necesidad poder gestionar documentos a través de su red de comunicaciones. Se trata de una plataforma simple e intuitiva, que además es accesible desde un navegador web.
Además de los beneficios que hemos nombrado anteriormente esta plataforma también te permite:
La creación de un repositorio único para toda la información.
Gestión y la calidad del control de documentos y Procesos.
Escaneo, grabación y gestión de todos los enviados y recibidos (cartas, faxes, correos electrónicos , etc).
La normalización de los diseños de los documentos.
Acelerar los procesos de toma de decisiones.
Ahorrar mucho tiempo y dinero.
Reduce los costos y gastos de operación con los archivos físicos.
Es capaz de integrarse con varias aplicaciones de negocio.
Los clientes, proveedores y socios pueden entrar, presentar documentos y consultar e integrar los flujos de trabajo.
El acceso online hecho a través de permisos da la garantía de seguridad en la administracion de archivos.
Da autonomía en el acceso a la información, debidamente clasificado.
Todos los documentos estarán organizados según tus necesidades en un árbol jerárquico de carpetas y subcarpetas. Sólo los usuarios con privilegios podrán acceder a determinados niveles de la jerarquía para la consulta de los documentos.
Todas las notificaciones de la gestión de documentos se realizan por email. Además podrá asociar los correos recibidos o enviados a documentos concretos, mediante la incorporación de la referencia de documento en el asunto o en el cuerpo del email.
Si quieres saber más sobre la plataforma de gestión de documentos iPortalDoc y cómo puede ayudarte a ser más rápido y productivo contacta ahora con uno de nuestros especialistas para que te entreguen más información.
Los servicios en la nube han demostrado ser una alternativa bastante utilizada entre las empresas, pero ¿la mayoría de las pequeñas y medianas empresas están listas para invertir en esta nueva tecnología cuando su sistema actual funciona bien? Nuevamente, tal vez «bien» ya no sea suficiente.
Si ya vende soluciones de comunicaciones unificadas, usted conoce el valor y la oportunidad que estos servicios le agregan al mercado, así como la demanda creciente dentro de la industria.
Actualmente, sus clientes buscan soluciones ágiles, y la nube representa lo que buscan. Vender estas soluciones de comunicaciones en la nube de alta calidad a sus clientes finales no es tan abrumador como suena, en especial si usted entiende perfectamente los desafíos que enfrentan estos clientes potenciales a diario.
Para los clientes, hacer comparaciones y contrastar las distintas opciones disponibles puede ser demasiado para ellos, sobre todo para quienes no son conocedores técnicos o poseen conocimiento sobre la industria. Para hacer las cosas más difíciles para estos negocios, la mayoría de estos servicios dependen del tamaño así como de los deseos y necesidades de las empresas de los clientes.
Comunicaciones en la nube
Por ejemplo, un cliente con una empresa más grande necesitará un miembro del equipo especializado en manejar la transición entre los sistemas in situ y los virtuales, pero una organización más pequeña puede que no necesite prepararse tanto para el cambio. De manera que para los clientes que recién conocen estos servicios, puede ser difícil saber cuál es la solución que mejor se adapta a ellos.
De todas formas, la mayoría de sus clientes potenciales están inclinándose por los servicios en la nube, por lo que usted necesita conocer cuál es su compromiso financiero para vender efectivamente sus servicios de comunicaciones en la nube. El costo, por supuesto, es una de las principales preocupaciones para estas empresas, pero no es la única. Otras son:
Revisar nuevas soluciones y opciones de comunicación.
Ubicar una solución sencilla y simplificada para todas las necesidades de comunicación.
Ofrecer empleados con opciones flexibles de comunicación.
Administrar la red y equipos a través de canales múltiples.
Enfocar el personal de TI en otros asuntos operacionales.
Una vez que estas empresas descubren el valor que puede proporcionar la nube (además de mitigar las preocupaciones anteriores), comenzarán a ver que sus opciones son más importantes que el precio. Usted puede que se esté preguntando qué sucede cuando todas las soluciones disponibles poseen precios ridículamente bajos. En ese caso, usted debe dejar ese aspecto a un lado para venderles la calidad y valor de su solución, no solo el precio.
Estas empresas desean obtener servicios que funcionen como ellos esperan, con las características que ellos necesitan, y si no sienten que están recibiendo una solución de calidad que ayudará a que su empresa sea exitosa, el precio pasa a ser un punto irrelevante. Ellos escogerán inmediatamente a otro proveedor que pueda no solo ofrecerles una solución a un bajo costo, sino también un servicio competitivo.
Veamos los principales compromisos financieros que necesitan tomar sus clientes antes de implementar comunicaciones en la nube:
Costo para comenzar: El costo de instalación para cada empresa es diferente, depende del tamaño e infraestructura actual utilizada. Ello significa que el compromiso general financiero para cada empresa que utilice su servicio puede variar enormemente. Asegúrese de explicarle a su cliente los costos iniciales para que tengan una mejor idea de lo que cuesta implementar sus servicios en la nube.
Costo de mantenimiento: La mayoría de las soluciones virtuales representan una cantidad de dinero mensual por cada usuario, este valor varía drásticamente dependiendo de la calidad del servicio. Sus clientes podrán pagar menos gracias a la reducción de costos de la centralita virtual y VoIP. En vez de instalar teléfonos nuevos todo el tiempo, existe una función que le permite actualizar su sistema en línea. ¿Cuándo fue la última vez que su cliente no quería una manera más fácil de hacer las cosas?
Longitud del Servicio: En vez de pagar por servicio, una forma es que sus clientes paguen por un modelo de suscripción. Eso significa que deberán someterse a contratos a largo plazo, aunque muchos comienzan con un periodo de 6 a 12 meses. Usted necesitará reafirmarle a sus clientes que el compromiso lo vale, y ofrece más que soluciones de baja calidad. Recuerde, la nube representa una inversión y no un costo difícil y de una sola vez para los clientes.
Calidad de la llamada: Dependiendo del nivel del servicio que usted ofrece, la calidad de la llamada es una gran preocupación para las empresas cuando se cambian a la nube y al VoIP. Para obtener la mejor calidad, puede que necesiten incrementar su ancho de banda para obtener la calidad que esperan. Debe tener claro la diferencia para que el cliente sepa qué esperar desde el inicio.
La clave radica en enseñarle a sus clientes el valor de sus servicios, no solo el precio. Las empresas pagarán por una solución que funcione y, para darle valor a su propia marca, usted debe establecerse como una excepción entre las otras soluciones en el mercado, una que funcione con los clientes ofreciéndoles la mejor solución posible para su empresa, en contra de las soluciones que se ajustan a todos y que son las que otras compañías pregonan a los cuatro vientos.
Para Vender Centralitas Virtuales VoIP debes conocer perfectamente a tu cliente ideal, aquí te presentamos los 7 tipos de empresas dispuestas a invertir en Centralitas Virtuales VoIP
En nuestro artículo anterior comentábamos como la adopción de las centralitas virtuales VoIP está creciendo como una alternativa a las centralitas tradicionales, convirtiéndose en una opción muy atractiva, con sus retos y oportunidades, para los vendedores de sistemas de comunicación e información.
Mencionábamos además que el reto en este momento está, en identificar a los prospectos con las probabilidades más altas de invertir en soluciones de virtualización. Realmente casi cualquier empresa podría beneficiarse de esta clase de tecnología, sin embargo, si queremos tener éxito al vender centralitas virtuales VoIP debemos identificar aquellas empresas que tengan alguna necesidad financiera, técnica u operativa que sólo pueda ser resuelta aprovechando las capacidades únicas de las centralitas virtuales VoIP.
En este sentido, podríamos identificar 8 tipos de empresas que por lo general cumplen con las características que antes mencionamos:
Startups y otras empresas que nunca habían tenido centralitas
Las startups y otras compañías que están invirtiendo por primera vez en centralitas son un prospecto ideal. Las startups por lo general tienen poco dinero, por lo que contratar a un equipo de TI no está dentro de sus posibilidades y además, debido a que están comenzando, no tienen idea del volumen de llamadas que estarán manejando, por lo que son incapaces de determinar con exactitud el tamaño de la plataforma que necesitarán.
Por su parte, una empresa que tiene tiempo funcionando, pero que desea invertir por vez primera en una centralita enfrenta más o menos los mismos retos. Con las centralitas virtuales VoIP la inversión requerida es mínima, no se exigen contratos de servicios y son soluciones fácilmente escalables en función del crecimiento de la empresa, pero sin la necesidad de gastar en infraestructura.
Otra ventaja de las centralitas virtuales VoIP, especialmente atractivo para esta clase de empresas, es que el tiempo requerido para su instalación es mínimo (dos semanas como mucho), en comparación con el mes y algo que requieren las centralitas tradicionales.
La combinación de estos tres elementos hace que por lo general, para estos perfiles, la decisión de invertir en una centralita virtual VoIP sea realmente fácil.
Empresas con volumen de llamadas muy variable
Una centralita virtual VoIP es también una excelente solución para aquellos prospectos que experimenten fuertes fluctuaciones en su volumen de llamadas a lo largo del año. En vez de comprar e instalar una centralita capaz de administrar llamadas a más de 100 agentes para las temporadas pico, cuando generalmente tu fuerza de trabajo es de 25 perdonas, una centralita virtual VoIP es capaz de adaptarse a las exigencias del momento, permitiendo a las empresas pagar mensualmente únicamente por lo que consume.
Con este modelo de pago-por-uso las compañías pueden contratar por un número mínimo de agentes, aumentar o disminuir su asignación de puertos según sea necesario, evitar una inversión en equipos costosos y ahorrar en cuotas mensuales durante los tiempos de pocas llamadas.
Como verán es una oferta muy atractiva para los clientes con picos predecibles y valles en su flujo de llamadas.
Compañías con empleados que trabajan desde casa
Muchos negocios y organizaciones sin fines de lucro están usando o considerando contar con personal que trabaje desde casa, porque su centralita tradicional no se da abasto, porque las reservas de talento local es insuficiente, tienen la necesidad de estar al alcance 24/7 y/o por iniciativas para reducir el desgaste de los agentes, ofreciendo un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Debido a que no se pueden agregar fácilmente agentes remotos con las centralitas tradicionales, estas organizaciones son objetivos prometedores para las centralitas virtuales VoIP.
Con esta tecnología ya no hace falta desplegar teléfonos SIP, routers especializados, software u otros elementos para conectar a trabajadores externos. Lo único que hace falta es un teléfono normal y corriente, un ordenador y conexión a Internet. Su simpleza y beneficios hacen de las centralitas virtuales VoIP una alternativa muy atractiva cuando alguno o todos los agentes trabajan desde casa.
Empresas con múltiples centros de contacto
Para empresas que tienen múltiples centros de contacto a las cuales pretendes vender centralitas virtuales VoIP, este tipo de soluciones de comunicación es una excelente alternativa, pues permiten al administrador manejarlas con facilidad de manera centralizada.
Esto puede se puede lograr sin los problemas de estar conectando los sistemas de distintas oficinas con una ACD central, y tratar, por lo general sin éxito, de manejar desde un sólo lugar todas las llamadas.
La centralita virtual permite un enrutamiento unificado para todos los agentes, sin importar su ubicación. Los perfiles y limitaciones de cada agente pueden ser programados centralmente y las llamadas pueden ser dirigidas a personas específicas en vez de edificios u oficinas; eliminando de esta manera el exceso de personal y otros problemas causados cuando cada centro funciona de manera independiente.
Cualquier número de locaciones o sedes puede ser administrado a través de un mismo sistema, que termite mantener un tipo estándar de reporte y control de calidad. Estas son todas propuestas de valor muy poderosas que pueden ser utilizadas para vender centralitas virtuales VoIP a prospectos con múltiples oficinas.
Organizaciones que necesitan actualizar sus sistemas
Remplazar sistemas que están obsoletos o cuya vida útil se acerca a su fin, ya sean ACDs, sistemas IVR u otros componentes, con centralitas virtuales más nuevas aunque tradicionales al fin, puede llegar a costar millones de euros, incluso para empresas no tan grandes.
He aquí otra escenario en el que el beneficio económico de las centralitas virtuales VoIP juega un rol importantísimo, pues permite eliminar los altísimos niveles de inversión requeridos para adoptar a instalar centralitas tradicionales.
Cuando este es el caso, los clientes pueden conservar su centralita existente hasta que falle y la utilizan simplemente para suministrar tono de marcación. Las ACD clásicas, los sistemas IVR y otras aplicaciones como grabación de llamadas pueden activarse sin necesidad de comprar equipos, invertir en formación o pagar honorarios de consultoría. Con las centralitas virtuales VoIP reducimos costos al tiempo que proporcionamos flexibilidad a la empresa.
Compañías que quieren eliminar sus subcontratistas
Otros prospectos muy atractivos son todos aquellos que han estado subcontratando el servicio de centro de contacto y ahora quieren controlarlo en casa. Las ventajas de costo y velocidad de despliegue vuelven a jugar un papel vital ante esta clase de clientes, que valorarán invertir la menor cantidad de dinero y tiempo posible en la implementación de la nueva centralita.
Organizaciones que deben estar siempre funcionando
Empresas que prestan servicios de ayuda o información 24/7, como hoteles o líneas aéreas, no pueden darse el lujo de estar ni por un instante sin sus teléfonos, pues de ellos depende la reputación de sus negocios.
No obstante, las centralitas tradicionales pequeñas o incluso las medianas son incapaces de proporcionar los niveles de seguridad y control, ante amenazas como incendios o cortes de electricidad, así como tampoco los sistemas de resguardo de información y supervisión de la red, que garanticen su disponibilidad continua.
Incluso las centralitas tradicionales de mayor tamaño tiene grandes limitaciones a la hora de enfrentar desastres o incluso en sus funciones de recuperación.
De nuevo las centralitas virtuales VoIP responden ante esta debilidad, ofreciendo a las empresas alta disponibilidad y otras protecciones, gracias al centro de datos del proveedor, comparable sólo con aquellos de las más grandes empresas.
Hay pocos escenarios en los que una centralita virtual VoIP puede que no tenga sentido, por ejemplo para empresas extremadamente grandes, no obstante, hay empresas con más de mil empleados que actualmente trabajando con centralitas virtuales VoIP.
Como verán, centrar nuestros esfuerzos en aquellos prospectos con sólidas razones para adoptar centralitas virtuales VoIP, es una manera productiva de enfocar nuestro trabajo, incrementar nuestras ventas y tener éxito en el mundo de la venta de soluciones TIC.
Aumenta tus ventas siguiendo estos simples consejos al vender servicios de comunicaciones VoIP
El principal error que los proveedores minoristas cometen cuando están tratando de vender servicios de comunicaciones VoIP a pequeñas y medianas empresas, es que comienzan el proceso de venta describiendo características y funcionalidades, cuando deberían comenzar reafirmando a los prospectos que se trata, ante todo, de un sistema de comunicaciones fiable y seguro.
La propuesta debería comenzar tranquilizando al cliente, algo como “Nuestro sistema VoIP es una herramienta de altísima calidad, extremadamente fiable que te permite mantener tu número de teléfono”. De hecho, comenzar con esta propuesta es tan importante, que incluso debería decirse antes de sacar a relucir el ahorro de costes.
Sólo después de dejar bien en claro estos dos puntos, se debería pasar a la siguiente fase, aquella en la que se resalta cómo la tecnología VoIP facilita la vida de sus usuarios. Sólo al final es que pasamos a discutir las características y detalles de la telefonía IP.
Incluso entonces, cuando se esté trabajando con un negocio pequeño, la discusión de nuevas características debería centrarse sólo sobre unas cuantas funcionalidades que puedan ser de especial interés para este determinado cliente.
Puede que parezca innecesario, incluso puede parecer una tontería, pero enfatizar que la tecnología VoIP es un sistema de telefonía IP que permite realizar y recibir llamadas en teléfonos IP y ordenadores, es importantísimo; pues les estamos pidiendo que cambien de conducta, esto automáticamente hace que se pregunten qué tal funcionará.
Aunque es cierto que ya la mayoría de las personas saben que la telefonía IP funciona y muy bien, posiblemente cerca del 22% de tus potenciales clientes continúen pensando que VoIP todavía sufre muchos problemas de servicio.
Lo importante que debemos sacar de todo esto, es que a todo prospecto se le debe reafirmar desde el comienzo, que la tecnología VoIP funciona. De lo contrario, el ahorro de costos no se verá tan atractivo.
Más oportunidades de negocio
Aunque la tecnología VoIP es efectivamente una entrada para posteriormente ofrecer otros productos, que puede ir desde alojamiento de páginas web, hasta servicios de email, crm, gestión documental, etc., es recomendable hacer la venta de la telefonía IP primero, para luego pasar al resto de los productos.
El discurso genérico de venta debería comenzar, con la premisa de que la telefonía IP es un sistema de comunicaciones muy fácil de usar, que ahorra dinero y les ayuda a administrar de manera más eficiente el negocio.
Sólo una vez esto haya sido establecido, es que el ejecutivo de ventas podrá comenzar a explicar cómo es que se pueden realizar llamadas a través de Internet. Además, como la mayoría de los pequeños negocios invierten en función de la relación “coste por empleado al mes”, es pertinente resaltar que la tecnología VoIP ofrece costes menores por usuario al mes, que las soluciones tradicionales.
Sin embargo, la tecnología VoIP tiene una cualidad principal que puede ser muy atractiva para aquellas pequeñas empresas, que hayan invertido previamente en equipos de centralitas; mientras que en estos últimos el ratio de Línea y Teléfono es muy cercano a 1:1; con los sistemas VoIP el ratio es mucho mejor, siendo de aproximadamente 4:1.
Al migrar a sistemas VoIP las empresas obtendrán ahorro de costes directos al poder dar de baja líneas RDSI (2, 4 u 8 canales simultáneos) o Primarios (30 canales simultáneos) contratando un Sip Trunk con el número de canales necesarios y pudiendo dimensionarlos al alza o a la baja en función de sus necesidades con una simple llamada. También podrán mantener sus numeraciones (DDIs) de siempre realizando portabilidad de los mismos con estos operadores VoIP.
Otro factor importante es que los operadores VoIP no cobran por establecimiento de llamada y su tarificación es por segundos, luego también verán reducida notablemente su facturación de llamadas mensual.
Lo que queda claro con esto es que una empresa pequeña puede ahorrar dinero al instante remplazando tecnología PBX por telefonía VoIP, sin embargo, recuerda que antes de entrar en estos detalles, debes destacar el hecho de que la tecnología VoIP es, ante todo, fiable.
Optimiza tu inversión y ahorra dinero con las Centralitas Virtuales VoIP
El proceso de migración de las aplicaciones y bases de datos de las empresas hacia Internet, mejor conocido como software como servicio o SaaS, por sus siglas en inglés, finalmente está llegando a las centralitas IP, con las llamadas centralitas virtuales VoIP.
La adopción de las centralitas virtuales VoIP está creciendo como una alternativa a las instalaciones tradicionales, convirtiéndose en una opción muy atractiva, con sus retos y oportunidades, para nosotros los vendedores de tecnologías de la información y comunicación (TIC).
La oportunidad radica en la posibilidad de revender los servicios de centros de contacto basados en tecnología SaaS, para compensar la disminución en las ventas de centralitas tradicionales, ampliar nuestra cartera de clientes ofreciendo nuevas alternativas a empresas que no tienen el músculo para invertir en infraestructura comunicacional y a la vez no tener que invertir una fortuna en aprovisionamientos.
El hecho de que el proveedor de centralitas virtuales VoIP se encargue de la configuración, así como de la prestación de servicios de mantenimiento, abre la puerta a los proveedores de soluciones – distribuidores, VARs y técnicos en sistemas, o incluso agentes de telecomunicaciones – que carecen de recursos para asumir otro producto de alto mantenimiento.
Debemos identificar a los prospectos idóneos
Por lo tanto, nuestro trabajo y reto diario será identificar aquellos prospectos con las probabilidades más altas de aceptar soluciones con almacenamiento en nube. Aunque casi cualquier empresa podría ser candidata para estas tecnologías, el enfoque más productivo consiste en enfocar nuestras fuerzas en aquellas que tengan algún problema financiero, técnico u operativo que pueda ser aliviado sólo mediante el aprovechamiento de las capacidades únicas de las centralitas virtuales VoIP.
Imaginemos por ejemplo, una empresa dedicada a la venta de videojuegos que necesita cambiar su sistema telefónico, que tiene más de 10 años instalado. La empresa registra miles de llamadas de noviembre a enero, pero el resto del año apenas llegan a cien al mes. Si comprara una centralita tradicional, esta empresa tendría que, como mínimo, ajustarla a las necesidades de sus meses pico y permanecería casi intacta el resto del año.
Una centralita virtual VoIP permitiría a la empresa, en un sentido figurado, evitar comprar una mansión cuando lo que necesitan es un apartamento estudio. Con este tipo de tecnología podemos sumar o restar puertos de acuerdo a las necesidades del momento; de igual manera ciertas funciones estándar de las centralitas como el desvío de llamadas, las ventanas emergentes y la integración de CRM están incluidos. Esta compañía también podría tener servicios de terceros con el mismo sistema, una característica disponible sólo migrando a la nube.
El principal atractivo de la virtualización es económico
El principal atractivo de las centralitas virtuales VoIP para cualquier cliente es económico. El coste total del sistema es bajo, porque las estrategias SaaS eliminan la necesidad de comprar y mantener equipos in situ, como distribuidores automáticos de llamadas (ACDs) o sistemas de voz interactiva (IVRs). Todo lo que necesitamos (back-end hardware y software) es instalado, actualizado y controlado en el centro de datos del proveedor. Todo, desde el desvío de llamadas hasta la grabación de llamadas, es transmitido a través de una conexión de banda ancha.
Este modelo reduce el desembolso de capital por adelantado, así como la necesidad de mantener un numeroso equipo de TI. Cuotas mensuales de suscripción por-puesto o por-usuario salen del presupuesto operativo en lugar del presupuesto de capital. Para la mayoría de las empresas, la oportunidad de evitar el gasto fijo de capital en favor del pago-por-uso es un poderoso incentivo para invertir en centralitas virtuales VoIP.
En este sentido, las startups y otras compañías que están invirtiendo por primera vez en centralitas son un prospecto ideal. Las Startups en particular por lo general tienen poco dinero, por lo que no pueden contratar a personal de TI, y, por otra parte, no tienen cómo predecir el volumen de llamadas que manejarán, así que no tienen idea de las dimensiones de la plataforma que requieren. Una empresa que ya tiene tiempo funcionando, pero que desea invertir por vez primera en una centralita enfrenta más o menos los mismos retos.
Con las centralitas virtuales VoIP la inversión requerida es mínima, no se requieren contratos de servicios y son soluciones fácilmente escalables en función al crecimiento de la empresa, pero sin la necesidad de gastar en infraestructura.
A su vez, el tiempo requerido para la instalación de las centralitas virtuales VoIP es de apenas un par de semanas, en comparación con el mes y algo que requieren las centralitas tradicionales. La combinación de estos tres elementos hace que por lo general la decisión de invertir en una centralita virtual sea más fácil.
En nuestro próximo artículo estaremos repasando el perfil de las empresas en las que debemos concentrar nuestros esfuerzos, pues son las que tienen las mayores probabilidades de invertir en nuestras tecnologías, ya que sus necesidades se alinean a los beneficios y valores que tenemos para ofrecer.
Demo de centralistas IP, buena y mala idea, aquí te decimos porqué
Todo vendedor de centralitas IP está constantemente retocando y perfeccionando su proceso de venta, es por esto que hemos decidido dedicar unas cuantas líneas, para repasar algunos consejos sumamente útiles que ayudarán a nuestros aliados a mejorar sus ventas.
Nuestros mejores vendedores coinciden en que la primera reunión con el prospecto puede marcar el futuro de la venta, por esta razón dedicaremos este primer post a repasar las mejores tácticas para aumentar nuestra eficacia vendiendo centralitas IP. Algunas de ellas les parecerán de sentido común, pero esperamos que algunas les sean de gran ayuda.
Entender las necesidades del cliente
Una de las cosas que más le cuesta a los vendedores de centralitas IP, es aprender a revelar las necesidades y requerimientos de sus prospectos. A diferencia de lo que algunos piensan, las necesidades de los clientes no se limitan a hacer y recibir llamadas. La realidad es que las necesidades de cada empresa son diferentes y la comprensión de estos requisitos te ayudarán a proporcionar la solución adecuada a tus clientes.
Puede que estés pensando que tus centralitas IP sean una gran mejora con respecto al sistema anticuado de tu cliente, no obstante, este tendrá procesos de negocio, funciones o incluso hábitos que deberás tomar en cuenta y con los que tendrás que lidiar si quieres lograr la venta.
Otro riesgo que corres al no tomar en cuenta estos elementos, es que termines instalando un sistema que tu cliente no pueda utilizar efectivamente y lo termine rechazando.
Por más buenos que creamos ser entrevistando clientes potenciales, puede que haya cosas que hacen o hábitos que tienen con sus teléfonos, de los que ni siquiera estén conscientes; por lo que a menos de que seamos verdaderos profesionales develar estos detalles puede ser muy difícil.
Algunas cosas que debes saber de los sistemas existentes de tus clientes son:
¿Cómo contestan las llamadas?
¿Cómo transfieren las llamadas?
¿Cómo dejan las llamadas en espera mientras localizan a alguien?
¿Cómo manejan las llamadas que reciben fuera de horario o en feriados?
¿Cómo manejan las llamadas internas?
¿Requieren de buenas herramientas de informe?
¿Qué funciones de su sistema actual utilizan a diario?
¿Cuáles son las cualidades del viejo sistema consideradas indispensables?
¿Cuáles son las cosas que odian de su sistema actual?
Lo ideal es poder hablar con varias personas dentro de la compañía, porque no todos utilizarán sus teléfonos de la misma manera.
Sobre la demostración de las centralitas IP
Cuando el vendedor es nuevo en este mundo, suele comenzar haciendo una demostración del sistema de administración de las centralitas IP. Aunque esto pueda parecer al comienzo una buena idea, tiene una gran desventaja, y es que el cliente ve lo fácil que es administrar y mantener el sistema. Puede incluso que ésta haya sido tu intención inicial, sin embargo, si el cliente considera que el sistema es lo suficientemente sencillo como para administrarlo él mismo, entonces te será mucho más difícil venderles el servicio de soporte.
Nuestra sugerencia es que durante el demo te centres en cómo será la experiencia del usuario una vez instale sus sistema de telefonía IP y no en las tareas y la experiencia del administrador. Es mejor que hagas una demostración de los distintos modelos de teléfono que pones a su disposición, las funciones de llamada en espera, transferencia y teleconferencia; también puedes enfocar el demo en las aplicaciones y programas que podrán utilizar desde sus ordenadores.
Lo ideal es que puedas transmitir a tus prospectos cómo será la experiencia de sus empleados, en un día cualquiera de trabajo, utilizando tus centralistas IP.
¿Cómo es el flujo de llamadas?
Una vez tienes todos los requisitos claros, es momento de comenzar a hablar sobre el flujo de llamadas. Nunca sabemos en qué nos estamos metiendo hasta que tenemos una idea del volumen de llamadas que nuestro prospecto maneja y su flujo una vez dentro del sistema. Aunque en la mayoría de las compañías su flujo de llamadas podría ser dibujado sobre una servilleta, en ocasiones nos hemos topado con empresas cuyo flujo ocupa varios folios.
Obviamente la cantidad de trabajo que los segundos exigirán de nosotros es altísima, sobretodo en comparación con los primeros, por lo que no debemos, ni podemos, preparar adecuadamente una cotización de nuestras centralitas IP hasta que hayamos tenido la reunión sobre el flujo de llamadas.
Análisis de las instalaciones
Es importante mencionar lo esencial que resulta llevar acabo una inspección del lugar donde se desean implementar centralitas IP, en este sentido, el mejor momento para hacer esto es justo antes de salir de la primera reunión, ya que puede que tengamos que incorporar cambios en la red a la cotización. El estudio del sitio te ayudará a reunir todos los requisitos técnicos para una cotización completa y adecuada.
La unificación de todo
Con toda la información que recopilamos en la primera entrevista, es momento de volver a la oficina y armar una cotización.
A la mayoría de los vendedores no les gusta entregar cotizaciones en la reunión inicial de ventas, ya que necesitan revisar los precios vigentes, estimar el precio de la mano de obra, posiblemente rediseñar el flujo de llamadas para lo que el sistema realmente va a hacer, el tiempo previsto para entrenamiento, así como revisar detalladamente sus cifras para asegurarse de que no se le escapa nada.
Esperamos que este post te sea de gran ayuda en el mundo de la venta de centralitas IP. Si tienes alguna duda u observaciones no dude en ponerte en contacto con nosotros.
Detecta qué usos le daría tu cliente a la centralita IP antes de vender
¿Estás en el negocio de proveer servicios de tecnología? entonces tienes el potencial de ofrecer nuevos servicios para las comunicaciones de tus clientes: la centralita IP. Numerosos expertos hoy prevén que es sólo cuestión de tiempo antes de que las centralitas IP sustituyan por completo las líneas telefónicas terrestres. Te parece ésta, razón suficiente para comenzar a incursionar en el campo de las centralitas con tecnología IP.
Como una centralita IP sólo requiere de una red LAN normal y corriente, que en la mayoría de las ocasiones tus clientes ya tienen, invertir en una centralita de esta tecnología es un paso natural. Por lo tanto, si tienes un cliente que haya llamado para solicitar una auditoria de su sistema de comunicaciones, échale un vistazo a su centralita y evalúa si es recomendable presentarles la opción de migrar a una centralita IP.
No obstante, las centralitas IP requieren de una red relativamente robusta para garantizar una conexión estable y de calidad, por lo tanto es recomendable que primero asesores a tus clientes antes que nada sobre cómo actualizar su red LAN.
En este sentido, podríamos decir que una asesoramiento, además de ser de gran ayuda para el cliente, es también una excelente oportunidad para vender. Primero detectamos el problema y luego lo solucionamos.
Aunque las centralitas IP son muy rentables por sí solas, estas tecnologías también nos abren las puertas a otros campos, entre los que debemos destacar las comunicaciones unificadas, que no son otra cosa, más que la combinación de varias herramientas de comunicación en un sólo lugar.
Una buena manera de comenzar es ofreciendo los beneficios de la centralita IP, resaltando la posibilidad de hacer videollamadas gracias a ella. Las comunicaciones unificadas permiten a los trabajadores acceder a cualquier plataforma de mensajería como correo electrónico o fax desde una sola pantalla.
Sin embargo, proveer servicios de centralita IP requiere que manejemos el sistema a la perfección, por tanto lo más probable es que tengas que reforzar los conocimientos de tu personal de apoyo. Las empresas están acostumbradas, y con razón, a que sus teléfonos funcionen 99,999% de las veces; puede que toleren no tener correo por media hora, pero los teléfonos siempre deben estar funcionando y a la perfección.
Varios sistemas de centralitas IP ofrecen la posibilidad de recurrir a un sistema TDM tradicional en caso de emergencia, sin embargo, aún así es recomendable que trabajes la cultura de tu equipo de trabajo, con la intención de transmitirles el sentido de urgencia de mantener en perfecto funcionamiento la centralita IP.
Por lo general las personas de TI tienen una actitud de “mañana lo hago”, sin embargo, con las centralitas IP, este es un lujo que no se pueden dar, pues con cada segundo que pasa, en el que una persona no pueda hacer o recibir una llamada, se están perdiendo cientos, quizás miles de euros.
A quién ofrecer el servicio
Muchas empresas allá fuera podrían beneficiarse de la centralita IP, y tú puedes ser el experto que los asesore y les ofrezca este sistema, que no sólo los ayudará a reducir costos, sino que además les permitirá ser más productivos. Hablamos de empresas que pueden tener entre 500 y 1.000 empleados; o quizás entre 50 y 100, lo ideal es que cumplan con los siguientes criterios:
Empresas que tengan múltiples oficinas.
Compañías que tengan teléfonos de más de un proveedor.
Compañías con empleados que trabajan a distancia.
Empresas y pymes que necesiten sistemas que les permitan recuperarse rápido ante desastres y que realicen automáticamente respaldos de seguridad
Organizaciones que necesiten comunicaciones unificadas o la modernización general de sus tecnologías.
Ahora que sabes a quién puedes ofrecer este servicio, el siguiente paso es vender. Sin embargo, no te lances de cabeza a recitar beneficios y aplicaciones si parar. Primero que nada debemos analizar las necesidades de cada cliente. Descubre cómo usan los empleados de tu cliente sus teléfonos y qué necesitan para llevar a cabo su trabajo.
Descubre cómo la compañía usa sus teléfonos, ¿Conecta llamadas? ¿Tienen buzones de voz? cosas de ese estilo. Luego, explora qué necesita el negocio de su sistema de comunicaciones qué no esté recibiendo ahora.
Necesitan los empleados atender un teléfono sin importar dónde estén; necesitan tener acceso a mensajes de voz y correos electrónicos desde un mismo dispositivo; necesitan filtrar qué llamadas atender y qué llamadas desviar. Estas son sólo algunas cosas que las centralitas IP te permiten gestionar.
Una vez ya sabes qué necesitan tus clientes y tienes bien esquematizado tu discurso, con una propuesta de valor clara y contundente, puedes dedicarte a la venta. Ahora es el momento.
La Centralita Cloud ayuda a disminuir costos e incrementar el ROI
Hoy más que nunca, las empresas están adoptando servicios en la nube para una variedad de usos, por lo que ahora muchos centros telefónicos de atención al cliente cuentan con una centralita cloud, que permite a sus representantes comunicarse mejor con consumidores y clientes.
Datos recientes revelan que cerca de 34% de las empresas de Estados Unidos cuentan con una centralita cloud, y que 28% más tienen proyectado implementar esta clase de tecnología en 2015. En la medida que más empresas incorporan la centralita cloud a su repertorio de herramientas, vale la pena analizar con más detalle como esta tecnología está impactando el negocio.
¿Cómo impacta una centralita cloud tu negocio?
Una de las razones por las que los centros de llamadas basados en centralita cloud están ganando popularidad, es que el tener el hardware de alojamiento fuera de las oficinas, elimina la necesidad de las empresas de invertir en instalaciones complejas y muchas veces costosas.
Por otra parte, toda clase de aplicaciones, datos e información son suministradas vía Internet; lo cual permite a los representantes de las compañías contar con la información de sus contactos al instante, lo que les permite responder con mayor eficacia a las necesidades de sus clientes. Esto se traduce en consumidores felices, gracias a la eficiencia de los representantes y las compañías reducen al mínimo el riesgo de perder oportunidades de negocio.
Cerca de 64% de las empresas que hoy usan centralitas cloud aseguran haber optado por esta tecnología, para optimizar los recursos ante las rápidamente cambiantes necesidades de los clientes.
Una centralita cloud también ayuda a las empresas a responder mejor cuando se encuentran en medio de una crisis; pues les permite responder de forma más rápida y eficiente. Con las centralitas tradicionales, ancladas a las líneas telefónicas, los representantes debían estar donde estuvieran los teléfonos de la empresa.
En este sentido, la centralita cloud permite acceso remoto a sistemas clave, aplicaciones y data, elementos esenciales cuando la organización debe reaccionar rápido ante un problema; además, garantiza la seguridad de los datos en caso de que ocurra algún desastre, por lo que permite que la empresa mantenga con mínima o ninguna interrupción sus operaciones.
Menos llamadas perdidas
Las centralitas cloud permiten a las empresas disminuir hasta en 36% el número de llamadas perdidas o interrumpidas. A su vez, 31% de los centros de contacto basados en la nube actualizan sus estrategias de recuperación de desastres, al menos trimestralmente, y el 32% de los centros con centralita cloud realizan copias de seguridad de sus datos, al menos cada hora.
Las centralitas cloud ofrecen mejores retornos de inversión; de hecho, las empresas con centralitas cloud reportan reducir sus costos por pérdida de clientes hasta en 27%, en comparación con cuando tenían centralitas tradicionales.
También se ha evidenciado que en promedio las centralitas cloud permiten a las empresas incrementar el porcentaje anual de ganancias hasta en un 13%. Las centralitas cloud no requieren tanto tiempo gastado en mantenimientos y actualizaciones; además, pueden ser instaladas de forma rápida, lo que es de suma importancia debido al acelerado ritmo de trabajo en los centros de contacto.
Mucho servicios de centralita cloud sólo cobran a los cliente en función de lo que realmente consumen y no requieren de una gran inversión inicial.
Adicionalmente, los representantes pueden acceder a la nube desde cualquier lugar con una conexión a Internet, por lo que no hay costes adicionales si la empresa se traslada o un empleado trabaja de forma remota.
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