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Beneficios de integrar la Gestión de documentos y flujos de trabajo en las redes de comunicación de la empresa

Etiquetas: Centralita en la nube, Cloud España, Cloud Infrastructure No comments

Ahora es posible que toda la documentación y conocimientos de tu empresa, estén a tu alcance, para su consulta, acceso y reutilización desde cualquier lugar y en cualquier momento, pero  sobretodo, con seguridad. Actualmente existen aplicaciones de gestión de documentos que te permiten tener todos tus documentos digitalizados y archivados con control de versiones, restricción de acceso en función del usuario y accesibles de forma rápida y sencilla.

Existe una máxima que indica que prácticamente todos los documentos de una oficina, empresa o institución tiene un proceso asociado y que no existen procesos sin varios documentos asociados, por lo tanto las aplicaciones de gestión de documentos y gestión de procesos no se pueden separar.

¿Quien necesita una aplicación de gestión de documentos y flujos de trabajo?

  • Empresas con problemas de espacio en el archivado de su documentación.
  • Empresas con elevados costes en material fungible como tóner, tinta, papel, etc.
  • Empresas que necesiten la capacidad de poder acceder a la información por multiples usuarios a la vez.
  • Empresas que necesiten ser muy eficaces en la búsqueda y localización de la información.

Por norma general toda la información que se lleva manualmente dentro de una empresa, a través del escaneo, el envío por mail o simplemente su archivo, se le pierde el rastro. Contar con los servicios de un sistema de gestión de documentos te ayudará a ordenar y automatizar la información, ahorrando tiempo en su búsqueda y contando con flujos que te avisen en qué proceso está.

Cuando integras la gestión de documentos en las redes de comunicación de la empresa consigues lo siguiente:

  • Logras eliminar el papel y tienes toda la documentación de tu empresa archivada en formato digital, pudiendo acceder a ella de forma rápida y sencilla desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Consigues que la información esté accesible por múltiples usuarios a la vez. Los usuarios tendrán acceso a los documentos en base a sus privilegios, toda acción queda registrada pudiendose auditar de forma sencilla el manejo de los documentos.
  • Seguridad y trazabilidad. El perfil y tipo de acceso de los usuarios marcarán de qué manera y a qué documentos están autorizados. La trazabilidad de los documentos permite conocer quién y cuándo han sido consultados, modificados o enviados los documentos.
  • Logras un manejo único y sencillo de la información de tu empresa. Toda la documentación de tu empresa centralizada, organizada, segura y accesible con un simple click desde un único interfaz web.
  • Mejor gestión del ciclo de vida de los documentos.Gracias a los flujos de trabajo, los documentos irán pasando por las distintas personas que tienen que revisar o aprobar el documento antes de ser archivado.
  • Puedes localizar la información que buscas en un solo clic. Una buena plataforma de gestión de documentos cuenta con una potente herramienta de búsqueda que permite realizar multitud de filtros que te permitirán acceder al documento que precises de forma rápida y sencilla.
  • Control de versiones de documentos. Cualquier acción que se realice sobre un documento e implique modificación, genera automáticamente una nueva versión del documento, que permitirá consultar versiones antiguas al estar asociadas a la última versión del documento.

iPortalDoc es la plataforma para la gestión de documentos y flujos de trabajo ofrecida por IP BRICK que soporta la desmaterialization de procesos y que se ha desarrollado para las empresas que tienen la necesidad poder gestionar documentos a través de su red de comunicaciones. Se trata de una plataforma simple e intuitiva, que además es accesible desde un navegador web.

Además de los beneficios que hemos nombrado anteriormente esta plataforma también te permite:

  • La creación de un repositorio único para toda la información.
  • Gestión y la calidad del control de documentos y Procesos.
  • Escaneo, grabación y gestión de todos los enviados y recibidos (cartas, faxes, correos electrónicos , etc).
  • La normalización de los diseños de los documentos.
  • Acelerar los procesos de toma de decisiones.
  • Ahorrar mucho tiempo y dinero.
  • Reduce los costos y gastos de operación con los archivos físicos.
  • Es capaz de integrarse con varias aplicaciones de negocio.
  • Los clientes, proveedores y socios pueden entrar, presentar documentos y consultar e integrar los flujos de trabajo.
  • El acceso online hecho a través de permisos da la garantía de seguridad en la administracion de archivos.
  • Da autonomía en el acceso a la información, debidamente clasificado.
  • Todos los documentos estarán organizados según tus necesidades en un árbol jerárquico de carpetas y subcarpetas. Sólo los usuarios con privilegios podrán acceder a determinados niveles de la jerarquía para la consulta de los documentos.
  • Todas las notificaciones de la gestión de documentos se realizan por email. Además podrá asociar los correos recibidos o enviados a documentos concretos, mediante la incorporación de la referencia de documento en el asunto o en el cuerpo del email.

Si quieres saber más sobre la plataforma de gestión de documentos iPortalDoc y cómo puede ayudarte a ser más rápido y productivo contacta ahora con uno de nuestros especialistas para que te entreguen más información.

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