En gran medida, los beneficios que las plataformas de comunicaciones unificadas tienen que ofrecer son bastante obvias. Al implantar las comunicaciones unificadas, los empleados tienen la oportunidad de llegar a ser mucho más colaborativos, eficientes y productivos, ya que son capaces de comprometerse con sus compañeros de trabajo y como con sus clientes.
Sin embargo, a pesar de todo este potencial, el hecho es que no todas las implementaciones de soluciones de comunicaciones unificadas son del todo satisfactorias. En un número significativo de casos, los gerentes se encuentran decepcionados por el impacto que su inversión tiene en última instancia, en el desempeño de la empresa en su conjunto. Esto no quiere decir que la solución de comunicaciones unificadas fue una mala elección para estas empresas particulares. Más bien, se sugiere que estas organizaciones tomaron algunas decisiones que socavaron el valor potencial de las comunicaciones unificadas.
Uno de los mayores problemas que impiden mayores beneficios de implantar las comunicaciones unificadas es simplemente la falta de uso habitual entre los empleados. Las organizaciones deseosas de aprovechar la tecnología deben hacer que los empleados se formen en el uso de la tecnología como un foco importante de sus esfuerzos de implementación. Al abrazar la formación, los responsables de tomar las decisiones pueden mejorar significativamente las posibilidades de que los trabajadores no sólo van a utilizar los recursos disponibles, sino que también van a aprovechar al máximo las capacidades de la solución de comunicaciones unificadas.
Problemas de uso al implantar las comunicaciones unificadas
El éxito o el fracaso al implantar las comunicaciones unificadas está en medir el uso de la herramienta por parte de los empleados. Otros indicadores comunes que se utilizan para evaluar el éxito de una solución de Comunicaciones Unificadas incluyen los ahorros de costes y el retorno de la inversión. Sin embargo, es imposible que las empresas puedan medir el progreso en estas áreas de ahorro y retorno si los trabajadores simplemente no utilizan las herramientas de comunicaciones unificadas puestas a su disposición.
La falta de uso de las Comunicaciones Unificadas entre la fuerza de trabajo ha demostrado ser extremadamente frustrante para muchos departamentos de TI. Es por ello que desde Telecomputer acompañamos a nuestros clientes en la formación y usos de la herramienta. Solo de esta manera es posible palpar los grandes beneficios de está maravillosa tecnología.
Valor de la Formación al implantar las comunicaciones unificadas
La formación de los empleados podría recorrer un largo camino hacia la corrección de estos problemas. La falta de uso de las herramientas de comunicaciones unificadas se debe a que el personal no recibe una formación adecuada para guiarlos en esta capacidad. En muchos casos los trabajadores permanecen ignorantes de la existencia de aplicaciones de comunicaciones unificadas de las empresas.
En una implementación típica, el departamento de TI se debe tomar el tiempo para asegurarse de que las soluciones de comunicaciones unificadas funcionan correctamente antes de su despliegue en toda la empresa. Sin embargo, esto es a menudo donde se detiene la ejecución, y hay poco o ningún esfuerzo realizado para capacitar al personal para tomar ventaja de estos recursos. Las campañas de sensibilización son también típicamente muy limitados, a menudo toma la forma de un breve correo electrónico, poco convincente distribuido en toda la organización.
Esto simplemente no es suficiente. El quid de la cuestión es que la mayoría de la gente tiende a resistir cualquier interrupción percibidas a sus rutinas diarias de trabajo, y las implementaciones de las herramientas de comunicaciones unificadas representan, sin duda, tal desarrollo. Con el fin de superar esta resistencia natural, un esfuerzo coordinado y dedicado es esencial. El personal de TI deben trabajar en estrecha colaboración con los empleados para ayudarles a entender lo que las comunicaciones unificadas para pequeñas empresas pueden hacer por su trabajo y productividad, y por qué estas herramientas tendrán un impacto positivo en sus responsabilidades del día a día. Los empleados que reciben este nivel de orientación y preparación serán mucho más propensos a adoptar con entusiasmo las herramientas de comunicaciones unificadas, mejorando tanto la tasa de uso y el retorno de la inversión.
