Month diciembre 2015

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Preparación y mejores prácticas en videoconferencia para pequeñas empresas

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La videoconferencia para pequeñas empresas es  parte clave de cualquier plataforma de comunicaciones unificadas sobre IP. No solo puede reducir los gastos de tener que viajar sin tener que eliminar las reuniones cara a cara, sino que también puede fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, ayudando a que los colegas se conozcan unos a otros, cosa que no ocurriría con otros canales de comunicación.

Pero para que todos estos beneficios sean potencialmente reales, es esencial que el personal de las PYMES utilice las herramientas de videoconferencia para pequeñas empresas disponibles de forma regular y eficaz. Se necesita estar preparado y entender las mejores prácticas para garantizar que las videoconferencias sean exitosas y satisfagan a todos los involucrados.

A continuación encontrará solo algunos de los puntos más importantes en los que debe enfocarse al momento de fomentar la videoconferencia para pequeñas empresas en su equipo de trabajo.

  1. Entrenamiento básico

Lo primero y más importante, es que todos los empleados que deban o deseen utilizar las soluciones de videoconferencia de la empresa deben recibir entrenamiento básico para esa tecnología o plataforma.

Esto puede parecer innecesario, y de hecho, muchas empresas se saltan este paso al implementar sus herramientas de videoconferencias para pequeñas empresas. Después de todo, la solución teóricamente debería ser muy fácil de utilizar, incluso para los empleados que no tienen mucha experiencia en tecnología de la información o en comunicaciones unificadas. Sin embargo, siendo incluso las soluciones de videoconferencia para pequeñas empresas más sencillas tendrán características que puede que no sean tan evidentes. Más importante aún, los empleados con poca experiencia con la tecnología puede que no conozcan aspectos básicos como la forma correcta de configurar y colocar los equipos y cámaras, el espacio ideal para llevar a cabo la conferencia y así sucesivamente. Errores de este tipo pueden socavar de manera significativa la efectividad de la videoconferencia.

Con un poco entrenamiento básico, los empleados pueden evitar estos errores y disfrutar de una experiencia mucho más gratificante.

  1. La situación correcta

Una de las grandes cosas de un producto de videoconferencia para pequeñas empresas de alta calidad es la frecuencia con qué puede utilizarse eficazmente. Como han podido descubrir un gran número de Pymes, existen distintas situaciones en que los trabajadores optan por realizar llamadas de voz o utilizar otros canales, cuando sería mejor utilizar la videoconferencia. Por ejemplo, un equipo con trabajadores remotos puede contar con la videoconferencia para garantizar que el personal que se encuentra fuera de las instalaciones pueda ver y conocer a sus homólogos en la oficina.

Sin embargo, también es importante reconocer que hay ciertos momentos en los que la videoconferencia para pequeñas empresas no se recomienda. Algunos clientes puede que no utilicen la tecnología al principio, o puede que algunos miembros del personal deban programarla con demasiada anticipación. Reconocer cuándo es ideal utilizar la videoconferencia y cuándo no, es de vital importancia para maximizar el valor de la tecnología dentro de una organización.

  1. Respaldo

Finalmente, es importante que el personal conozca la necesidad de contar con respaldos al utilizar la videoconferencia para pequeñas empresas.

No se trata de que se desconfíe de la tecnología de videoconferencia. En muchos casos, estas soluciones son sumamente confiables, y superan a otros canales de comunicación. Sin embargo, no existe tal cosa como una tecnología totalmente infalible. Además, a menudo se utilizará la videoconferencia para contactar con los clientes, lo que significa que el trabajador debe utilizar las soluciones de forma correcta para que la reunión sea exitosa, aunque a veces ésta pueda fallar.

Por tal motivo, debe entregarse herramientas adecuadas a los empleados para que cuenten con una opción de respaldo preparada para usar en caso de que la videoconferencia salga mal en algún  momento. De esta forma, evitamos perder tiempo y los trabajadores pueden fácilmente cambiar a una conferencia de audio o a un canal de comunicación alternativo, manteniendo tanto la productividad como la imagen profesional de la empresa.

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Cómo las UC para Pymes flexibles son compatibles con las ne-cesidades de los empleados

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En casi todos los sectores, el balance entre trabajo y vida del empleado ha cambiado de manera dramática en los últimos años. La rutina típica de llegar a la oficina a las 9:00 y salir puntualmente a las 5 p.m. todavía existe, pero está lejos de que se aplique en todas partes. Cada vez son más los empleados se están alejando de este enfoque rígido y en su lugar adoptan un horario de trabajo más flexible. En algunos casos, esto simplemente significa horas laborales más allá de estos límites. En otros, implica la movilidad laboral para la pequeña empresas.

En la gran mayoría de los casos, este desarrollo es muy positivo para las empresas. Los empleados que adoptan horarios laborales flexibles suelen ser más productivos que sus compañeros con mentalidad tradicional. Sin embargo, para que una Pyme se beneficie de esta tendencia, necesita adoptar las herramientas que soporten adecuadamente a su personal aun cuando trabajen horas inusuales fuera de la oficina. Las comunicaciones unificadas (UC para Pymes) son esenciales para tal esfuerzo. Una solución de UC para Pymes puede acompañar a los empleados de  hoy en día para que estén siempre conectados. A continuación encontrará algunos de los factores más destacados que puede proporcionarle una herramienta de UC para Pymes: 

  1. Comunicación a cualquier hora 

Naturalmente, los horarios extendidos son una  de las características de este nuevo enfoque para obtener un balance de trabajo y vida de los empleados. Un estudio reciente encontró que el 87 por ciento de los empleados creen que es viable contactar a los compañeros de trabajo y a los clientes sobre asuntos relacionados con el trabajo fuera del  típico horario de 9:00 a 17:00. Esto es una buena noticia para los gerentes, ya que pueden esperar que sus trabajadores sean más receptivos y productivos.

Por esta razón, los responsables de la empresa deben invertir en soluciones UC para Pymes que promuevan y acomoden esta comunicación en todo momento. Consideremos, por ejemplo, el número de llamadas. Si bien los empleados se sienten claramente cada vez más cómodos recibiendo llamadas relacionadas con el trabajo fuera del horario típico laboral, pueden no sentirse tan entusiasmados acerca de esta tendencia si las llamadas se producen en sus dispositivos personales y a través de sus números de teléfono privado. Una solución de UC para Pymes robusta como la ofrecida por IPBRICK puede resolver este dilema ofreciendo servicios fijos de convergencia móvil. Con esta función, un trabajador puede usar su número telefónico de oficina incluso si envía o recibe llamadas en un dispositivo personal.

Una solución de UC para Pymes flexible y de alta calidad, puede ayudar a garantizar que los empleados se sientan libre de comunicarse entre ellos y con sus clientes a cualquier hora. 

  1. Productividad desde cualquier lugar 

Además de introducir definiciones más amplias en cuanto a las horas laborales, la nueva tendencia hacia una productividad flexible exige que los empleados tengan la capacidad de seguir siendo productivos desde cualquier lugar.

Una vez más, las herramientas UC para Pymes son de vital importancia. Específicamente, las Pymes deben considerar implementar plataformas UC para Pymes en la nube para garantizar que los empleados puedan acceder a recursos corporativos de comunicación independientemente del lugar donde se encuentren. Con las soluciones en la nube, el único requisito para el acceso de la UC para Pymes es una conexión a Internet. Un empleado puede tomar ventaja del sistema de correo electrónico de la empresa, del sistema correo de voz, herramientas de conferencia de audio y más cuando esté en el hogar, en el aeropuerto, en un tren y así sucesivamente. Esta flexibilidad ayuda a garantizar que los trabajadores tengan la capacidad de maximizar su productividad de manera independiente. 

  1. Reducir costes 

Por último, vale la pena destacar cómo las herramientas UC para Pymes  pueden reducir los costes ya que los trabajadores siempre están conectados. Muchos empleados utilizarán sus propios dispositivos y conexiones a Internet, por lo tanto al utilizar sus propias herramientas, significa que la empresa no tiene que proveer estos recursos.

Promover el trabajo flexible puede permitir que una Pyme reduzca sus gastos. Por ejemplo, una empresa necesitará menos espacio en una oficina y menos equipos cuando parte de su personal trabaje desde la distancia. Esto puede hacerle ahorrar dinero en alquiler y servicios públicos sin sacrificar la productividad de sus empleados, lo que representa un ganar-ganar para todos los involucrados.

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