La videoconferencia para pequeñas empresas es parte clave de cualquier plataforma de comunicaciones unificadas sobre IP. No solo puede reducir los gastos de tener que viajar sin tener que eliminar las reuniones cara a cara, sino que también puede fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, ayudando a que los colegas se conozcan unos a otros, cosa que no ocurriría con otros canales de comunicación.
Pero para que todos estos beneficios sean potencialmente reales, es esencial que el personal de las PYMES utilice las herramientas de videoconferencia para pequeñas empresas disponibles de forma regular y eficaz. Se necesita estar preparado y entender las mejores prácticas para garantizar que las videoconferencias sean exitosas y satisfagan a todos los involucrados.
A continuación encontrará solo algunos de los puntos más importantes en los que debe enfocarse al momento de fomentar la videoconferencia para pequeñas empresas en su equipo de trabajo.
- Entrenamiento básico
Lo primero y más importante, es que todos los empleados que deban o deseen utilizar las soluciones de videoconferencia de la empresa deben recibir entrenamiento básico para esa tecnología o plataforma.
Esto puede parecer innecesario, y de hecho, muchas empresas se saltan este paso al implementar sus herramientas de videoconferencias para pequeñas empresas. Después de todo, la solución teóricamente debería ser muy fácil de utilizar, incluso para los empleados que no tienen mucha experiencia en tecnología de la información o en comunicaciones unificadas. Sin embargo, siendo incluso las soluciones de videoconferencia para pequeñas empresas más sencillas tendrán características que puede que no sean tan evidentes. Más importante aún, los empleados con poca experiencia con la tecnología puede que no conozcan aspectos básicos como la forma correcta de configurar y colocar los equipos y cámaras, el espacio ideal para llevar a cabo la conferencia y así sucesivamente. Errores de este tipo pueden socavar de manera significativa la efectividad de la videoconferencia.
Con un poco entrenamiento básico, los empleados pueden evitar estos errores y disfrutar de una experiencia mucho más gratificante.
- La situación correcta
Una de las grandes cosas de un producto de videoconferencia para pequeñas empresas de alta calidad es la frecuencia con qué puede utilizarse eficazmente. Como han podido descubrir un gran número de Pymes, existen distintas situaciones en que los trabajadores optan por realizar llamadas de voz o utilizar otros canales, cuando sería mejor utilizar la videoconferencia. Por ejemplo, un equipo con trabajadores remotos puede contar con la videoconferencia para garantizar que el personal que se encuentra fuera de las instalaciones pueda ver y conocer a sus homólogos en la oficina.
Sin embargo, también es importante reconocer que hay ciertos momentos en los que la videoconferencia para pequeñas empresas no se recomienda. Algunos clientes puede que no utilicen la tecnología al principio, o puede que algunos miembros del personal deban programarla con demasiada anticipación. Reconocer cuándo es ideal utilizar la videoconferencia y cuándo no, es de vital importancia para maximizar el valor de la tecnología dentro de una organización.
- Respaldo
Finalmente, es importante que el personal conozca la necesidad de contar con respaldos al utilizar la videoconferencia para pequeñas empresas.
No se trata de que se desconfíe de la tecnología de videoconferencia. En muchos casos, estas soluciones son sumamente confiables, y superan a otros canales de comunicación. Sin embargo, no existe tal cosa como una tecnología totalmente infalible. Además, a menudo se utilizará la videoconferencia para contactar con los clientes, lo que significa que el trabajador debe utilizar las soluciones de forma correcta para que la reunión sea exitosa, aunque a veces ésta pueda fallar.
Por tal motivo, debe entregarse herramientas adecuadas a los empleados para que cuenten con una opción de respaldo preparada para usar en caso de que la videoconferencia salga mal en algún momento. De esta forma, evitamos perder tiempo y los trabajadores pueden fácilmente cambiar a una conferencia de audio o a un canal de comunicación alternativo, manteniendo tanto la productividad como la imagen profesional de la empresa.
