¿Dispone su empresa actualmente de una solución de correo electrónico que ayude a la colaboración entre empleados y donde además de poder leer y enviar emails pueda gestionar eficientemente su agenda de contactos, tareas y notas?
Los trabajadores necesitan simplificar las tareas más complejas y poder acceder a la información de forma sencilla desde cualquier gestor de correo: Outlook, Thunderbirds, por webmail o desde su propio smartphone independientemente del sistema operativo que utilice.
Las empresas andan buscando un verdadero entorno de colaboración efectiva. Disminuir las consecuencias de los retrasos, fechas de entrega no cumplidas, errores con clientes es crucial para las empresas. Cada vez es mas común, encontramos en el entorno empresarial moderno, que existe más personal realizando su trabajo desde la distancia de forma remota, lo que aumenta la dificultad de contactar a otros cuando es necesario. Es necesario la coordinación y colaboración para que no ocurran retrasos en la toma de decisiones importantes y no se complique el poder comunicar de forma efectiva la información de vital importancia para la organización.
Las empresas preocupadas por alentar y otorgar facultades a los empleados dentro de todas las partes de la organización para trabajar en conjunto están apostando por plataformas de colaboración como IP BRICK que integra correo, contacto, agendas, tareas y notas.
Los beneficios que ofrece una plataforma de herramientas de colaboración son:
- Puedes acceder a tu buzón de correo electrónico desde cualquier dispositivo, donde todo el correo se sincroniza automáticamente entre todos los dispositivos, tanto los contactos, como las tareas.
- Puedes contar con funcionalidades avanzadas a un coste razonable. Por ejemplo, IP BRICK es igual de potente que las soluciones Exchange de Microsoft, pero sin licencias por usuario
- Puedes acceder rápidamente a todos los contactos de la empresa Un trabajado puede acceder a los contactos corporativos compartidos o solo a sus contactos privados.
- Puedes contratar el servicio en la modalidad de pago por uso a través de una plataforma colad con las ventajas de flexibilidad y movilidad que ello conlleva
Que características técnicas y requerimientos debe buscar una empresa en una plataforma de herramientas de colaboración
Calendario basado en Web: que le permita crear un nuevo evento o programar un recurso para ser añadido a un calendario, compatible con eventos recurrentes (con excepciones y diversas opciones de supresión), como los cumpleaños de sus contactos, alarmas, funciones de importación y exportación a formatos estándar (formatos iCalendar y CSV), invitaciones iCalendar, múltiples vistas de calendario, calendarios compartidos, visualización de las tareas de la Lista de Tareas y la capacidad de mostrar los eventos en una pantalla de resumen.
Invitaciones para citas: La plataforma de herramientas de colaboración debe permitir agregar participantes a sus eventos e invitarlos a todos ellos. Cada participante recibirá una invitación y si la acepta, la cita será añadida automáticamente a su calendario. Usted será informado sobre el estado de los participantes del evento y se le notificará acerca de los cambios a la cita. También es posible hacer arrastre de eventos y soltarlos en donde desee. Los eventos pueden ser procesados desde dispositivos móviles, aumentando así la capacidad de respuesta.
Gestión de tareas: Busca una plataforma herramientas de colaboración que le permita crear tareas y fijar su fecha de vencimiento con recordatorios. Crear subtareas, arrastrarlas y soltarlas donde desee que estén. Marcar tareas como importantes o establecer el grado de terminación. También debe tener la posibilidad de compartir las tareas con otros e incluso dejarles crear tareas para usted.
Filtrado de Contenido: La plataforma de herramientas de colaboración de permitirle definir los criterios para los emails que se filtran en diferentes carpetas de correo. El filtrado debe suceder en el servidor después de que se reciba el correo. De esta manera, sus emails son exactamente los mismos en todos los dispositivos.
Información libre/ocupado de los participantes a un evento: La interfaz de la plataforma de herramientas de colaboración debe permitirle ver si los participantes de los eventos están libres o muy ocupados, sin revelar ninguna información sobre lo que están haciendo en estos momentos. Esto le permite programar eventos y asegurarse de que todo el mundo pueda participar.
Diferentes vistas del calendario: La plataforma de herramientas de colaboración debe permitir diferentes vistas por día, semana o mes. Cuando usted busca eventos, sólo debe mostrarle los resultados y ver en todas las diferentes vistas de la agenda al cambiar entre ellas. También debe ser posible definir una visión de “agenda”, que se construya a partir de los calendarios seleccionados.
Transmisión de email: La plataforma de herramientas de colaboración debe asegurar la transmisión de Email al servidor de correo interno. Realiza filtrado de virus y email no deseado mediante el uso de software de seguridad.
El 73% de las empresas no disponen de un servidor de correo centralizado que permita al usuario acceder a sus emails desde cualquier dispositivo. Si actualmente no tiene acceso a sus emails y contactos de una forma segura o no puede consultar, gestionar y compartir calendarios y tareas en una única plataforma y totalmente integrada las comunicaciones de su empresa, debe empezar a buscar una plataforma de herramientas de colaboración con acceso a la información a través de múltiples clientes (Thunderbird, Outlook, Webmail o Dispositivos Móviles).
