Month septiembre 2015

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7 requerimientos imprescindibles en una plataforma de Herramientas de colaboración

Etiquetas: Cloud España, Cloud Infrastructure, Comunicaciones unificadas 1 comment

¿Dispone su empresa actualmente de una solución de correo electrónico que ayude a la colaboración entre empleados y donde además de poder leer y enviar emails pueda gestionar eficientemente su agenda de contactos, tareas y notas?

 

Los trabajadores necesitan simplificar las tareas más complejas y poder acceder a la información de forma sencilla desde cualquier gestor de correo: Outlook, Thunderbirds, por webmail o desde su propio smartphone independientemente del sistema operativo que utilice.

Las empresas andan buscando un verdadero entorno de colaboración efectiva. Disminuir las consecuencias de los retrasos, fechas de entrega no cumplidas, errores con clientes es crucial para las empresas. Cada vez es mas común, encontramos en el entorno empresarial moderno, que existe más personal realizando su trabajo desde la distancia de forma remota, lo que aumenta la dificultad de contactar a otros cuando es necesario. Es necesario la coordinación y colaboración para que no ocurran retrasos en la toma de decisiones importantes y no se complique el poder  comunicar de forma efectiva la información de vital importancia para la organización.

Las empresas preocupadas por alentar y otorgar facultades a los empleados dentro de todas las partes de la organización para trabajar en conjunto están apostando por plataformas de colaboración como IP BRICK que integra correo, contacto, agendas, tareas y notas.

Los beneficios que ofrece una plataforma de herramientas de colaboración son:

  • Puedes acceder a tu buzón de correo electrónico desde cualquier dispositivo, donde todo el correo se sincroniza automáticamente entre todos los dispositivos, tanto los contactos, como las tareas.
  • Puedes contar con funcionalidades avanzadas a un coste razonable. Por ejemplo, IP BRICK es igual de potente que las soluciones Exchange de Microsoft, pero sin licencias por usuario
  • Puedes acceder rápidamente a todos los contactos de la empresa Un trabajado puede acceder a los contactos corporativos compartidos o solo a sus contactos privados.
  • Puedes contratar el servicio en la modalidad de pago por uso a través de una plataforma colad con las ventajas de flexibilidad y movilidad que ello conlleva

Que características técnicas y requerimientos debe buscar una empresa en una plataforma de herramientas de colaboración

Calendario basado en Web: que le permita crear un nuevo evento o programar un recurso para ser añadido a un calendario, compatible con eventos recurrentes (con excepciones y diversas opciones de supresión), como los cumpleaños de sus contactos, alarmas, funciones de importación y exportación a formatos estándar (formatos iCalendar y CSV), invitaciones iCalendar, múltiples vistas de calendario, calendarios compartidos, visualización de las tareas de la Lista de Tareas y la capacidad de mostrar los eventos en una pantalla de resumen.

Invitaciones para citas: La plataforma de herramientas de colaboración debe permitir agregar participantes a sus eventos e invitarlos a todos ellos. Cada participante recibirá una invitación y si la acepta, la cita será añadida automáticamente a su calendario. Usted será informado sobre el estado de los participantes del evento y se le notificará acerca de los cambios a la cita. También es posible hacer arrastre de eventos y soltarlos en donde desee. Los eventos pueden ser procesados desde dispositivos móviles, aumentando así la capacidad de respuesta.

Gestión de tareas: Busca una plataforma herramientas de colaboración que le permita crear tareas y fijar su fecha de vencimiento con recordatorios. Crear subtareas, arrastrarlas y soltarlas donde desee que estén. Marcar tareas como importantes o establecer el grado de terminación. También debe tener la posibilidad de compartir las tareas con otros e incluso dejarles crear tareas para usted.

Filtrado de Contenido: La plataforma de herramientas de colaboración de permitirle definir los criterios para los emails que se filtran en diferentes carpetas de correo. El filtrado debe suceder en el servidor después de que se reciba el correo. De esta manera, sus emails son exactamente los mismos en todos los dispositivos.

Información libre/ocupado de los participantes a un evento: La interfaz de la plataforma de herramientas de colaboración debe permitirle ver si los participantes de los eventos están libres o muy ocupados, sin revelar ninguna información sobre lo que están haciendo en estos momentos. Esto le permite programar eventos y asegurarse de que todo el mundo pueda participar.

Diferentes vistas del calendario: La plataforma de herramientas de colaboración debe permitir diferentes vistas por día, semana o mes. Cuando usted busca eventos, sólo debe mostrarle los resultados y  ver en todas las diferentes vistas de la agenda al cambiar entre ellas. También debe ser posible definir una visión de “agenda”, que se construya a partir de los calendarios seleccionados.

Transmisión de email: La plataforma de herramientas de colaboración debe asegurar la transmisión de Email al servidor de correo interno. Realiza filtrado de virus y email no deseado mediante el uso de software de seguridad.

El 73% de las empresas no disponen de un servidor de correo centralizado que permita al usuario acceder a sus emails desde cualquier dispositivo. Si actualmente no tiene acceso a sus emails y contactos de una forma segura o no puede consultar, gestionar y compartir calendarios y tareas en una única plataforma y totalmente integrada las comunicaciones de su empresa, debe empezar a buscar una plataforma de herramientas de colaboración con acceso a la información a través de múltiples clientes (Thunderbird, Outlook, Webmail o Dispositivos Móviles).

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plataforma de Herramientas de colaboración

Beneficios de integrar la Gestión de documentos y flujos de trabajo en las redes de comunicación de la empresa

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Ahora es posible que toda la documentación y conocimientos de tu empresa, estén a tu alcance, para su consulta, acceso y reutilización desde cualquier lugar y en cualquier momento, pero  sobretodo, con seguridad. Actualmente existen aplicaciones de gestión de documentos que te permiten tener todos tus documentos digitalizados y archivados con control de versiones, restricción de acceso en función del usuario y accesibles de forma rápida y sencilla.

Existe una máxima que indica que prácticamente todos los documentos de una oficina, empresa o institución tiene un proceso asociado y que no existen procesos sin varios documentos asociados, por lo tanto las aplicaciones de gestión de documentos y gestión de procesos no se pueden separar.

¿Quien necesita una aplicación de gestión de documentos y flujos de trabajo?

  • Empresas con problemas de espacio en el archivado de su documentación.
  • Empresas con elevados costes en material fungible como tóner, tinta, papel, etc.
  • Empresas que necesiten la capacidad de poder acceder a la información por multiples usuarios a la vez.
  • Empresas que necesiten ser muy eficaces en la búsqueda y localización de la información.

Por norma general toda la información que se lleva manualmente dentro de una empresa, a través del escaneo, el envío por mail o simplemente su archivo, se le pierde el rastro. Contar con los servicios de un sistema de gestión de documentos te ayudará a ordenar y automatizar la información, ahorrando tiempo en su búsqueda y contando con flujos que te avisen en qué proceso está.

Cuando integras la gestión de documentos en las redes de comunicación de la empresa consigues lo siguiente:

  • Logras eliminar el papel y tienes toda la documentación de tu empresa archivada en formato digital, pudiendo acceder a ella de forma rápida y sencilla desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Consigues que la información esté accesible por múltiples usuarios a la vez. Los usuarios tendrán acceso a los documentos en base a sus privilegios, toda acción queda registrada pudiendose auditar de forma sencilla el manejo de los documentos.
  • Seguridad y trazabilidad. El perfil y tipo de acceso de los usuarios marcarán de qué manera y a qué documentos están autorizados. La trazabilidad de los documentos permite conocer quién y cuándo han sido consultados, modificados o enviados los documentos.
  • Logras un manejo único y sencillo de la información de tu empresa. Toda la documentación de tu empresa centralizada, organizada, segura y accesible con un simple click desde un único interfaz web.
  • Mejor gestión del ciclo de vida de los documentos.Gracias a los flujos de trabajo, los documentos irán pasando por las distintas personas que tienen que revisar o aprobar el documento antes de ser archivado.
  • Puedes localizar la información que buscas en un solo clic. Una buena plataforma de gestión de documentos cuenta con una potente herramienta de búsqueda que permite realizar multitud de filtros que te permitirán acceder al documento que precises de forma rápida y sencilla.
  • Control de versiones de documentos. Cualquier acción que se realice sobre un documento e implique modificación, genera automáticamente una nueva versión del documento, que permitirá consultar versiones antiguas al estar asociadas a la última versión del documento.

iPortalDoc es la plataforma para la gestión de documentos y flujos de trabajo ofrecida por IP BRICK que soporta la desmaterialization de procesos y que se ha desarrollado para las empresas que tienen la necesidad poder gestionar documentos a través de su red de comunicaciones. Se trata de una plataforma simple e intuitiva, que además es accesible desde un navegador web.

Además de los beneficios que hemos nombrado anteriormente esta plataforma también te permite:

  • La creación de un repositorio único para toda la información.
  • Gestión y la calidad del control de documentos y Procesos.
  • Escaneo, grabación y gestión de todos los enviados y recibidos (cartas, faxes, correos electrónicos , etc).
  • La normalización de los diseños de los documentos.
  • Acelerar los procesos de toma de decisiones.
  • Ahorrar mucho tiempo y dinero.
  • Reduce los costos y gastos de operación con los archivos físicos.
  • Es capaz de integrarse con varias aplicaciones de negocio.
  • Los clientes, proveedores y socios pueden entrar, presentar documentos y consultar e integrar los flujos de trabajo.
  • El acceso online hecho a través de permisos da la garantía de seguridad en la administracion de archivos.
  • Da autonomía en el acceso a la información, debidamente clasificado.
  • Todos los documentos estarán organizados según tus necesidades en un árbol jerárquico de carpetas y subcarpetas. Sólo los usuarios con privilegios podrán acceder a determinados niveles de la jerarquía para la consulta de los documentos.
  • Todas las notificaciones de la gestión de documentos se realizan por email. Además podrá asociar los correos recibidos o enviados a documentos concretos, mediante la incorporación de la referencia de documento en el asunto o en el cuerpo del email.

Si quieres saber más sobre la plataforma de gestión de documentos iPortalDoc y cómo puede ayudarte a ser más rápido y productivo contacta ahora con uno de nuestros especialistas para que te entreguen más información.

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Gestión de documentos

8 características que diferencian IP BRICK CAFE del resto de plataformas de redes sociales corporativas

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Las redes sociales tienen un papel esencial con el mundo que nos rodea, ahora podemos intercambiar información e ideas con comunidades y entornos virtuales. La Social corporativa PBRICK CAFE trae lo mejor del social Media al entorno laboral.

Con redes sociales corporativas como IPBRICK CAFE los empleados pueden publicar fotos y compartir ideas promoviendo un entorno de trabajo más colaborativo totalmente integrado con las comunicaciones unificadas como Chat, email, videoconferencias, etc.

Se trata de una plataforma privada de redes sociales corporativa muy segura que unifica y simplifica el acceso a toda la información mejorando el intercambio de conocimientos, documentos, tareas y la gestión de contactos entre todos los empleados.

Se trata de una plataforma de comunicaciones unificadas muy simple, se accede a ella introduciendo una URL desde el navegador, introduce sus datos de usuario, contraseña y ya puede conectarse desde cualquier lugar del mundo.

Entre las características principales que diferencian IP BRICK CAFE del resto de plataformas de redes sociales corporativas están:

1) Dispone de un botón directo para llamar: Estando dentro de la plataforma solo tienes que pulsar el botón de teléfono del usuario deseado para activar una llamada telefónica física. No es necesario recordar la extensión telefónica de un trabajador interno. Todo es más sencillo y ahorras tiempo al buscar directamente el nombre de un compañero de trabajo dentro de la red social al solo tener que presionar el botón de llamada.

2) Tiene una barra lateral de lista de usuarios para poder acceder a todos los usuarios que pertenecen a la red social. Puedes buscar usuarios por nombre y acceso directo a 4 tipos de comunicación: email, chat, voz y video WebRTC.

3) Cuenta con la posibilidad de incluir enlaces útiles de esta forma ahorra en tiempo y crea un entorno común para el acceso a toda la información.

4) IP BRICK CAFE le permite compartir documentos con un sólo clic. Ya no es necesario tener que escribir un email a un compañero para enviar un documento de trabajo. Son importantes los ahorros de tiempo al compartir al instante documentos con la comunidad.

5) Esta plataforma de redes sociales corporativa te permite encontrar la actividad relacionada con una persona en particular o con el propio usuario. Tienes ahorros de tiempo por la búsqueda de información sólo relacionada con el usuario personal.

6) IP BRICK CAFE le permite realizar videollamadas desde el navegador web. Usted puede realizar videollamadas a compañeros de trabajo pulsando 1 botón o recibir videollamadas de cualquier persona ajena a la empresa.

7) IP BRICK CAFE le permite visualizar notificaciones recientes de la actividad y mensajes de otros usuarios. esto le ayudará a ser consciente de la actividad reciente relacionada con un mensaje o una reunión.

8) Acceso directo a partir de una sola página de actividades específicas, tales como: Grupos, Noticias y Fuente de Noticias. esto le permite ahorrar tiempo al ordenar fácilmente y encontrar información relacionada con un tema determinado.

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IP BRICK CAFE

Consigue que tus empleados sean más productivos utilizando las Comunicaciones Unificadas sobre IP (UCoIP)

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Actualmente es muy común que el trabajo que realizan los empleados se valore más por lo que hacen que por dónde lo hacen. Estudios apuntan que cada vez son más los empleados que trabajan desde una ubicación que no es la oficina de su empresa. El lugar de trabajo tradicional se está convirtiendo a un paso veloz en un lugar para reunirse cuando se requiere una reunión presencial.

Para que las empresas puedan conseguir con seguridad que sus empleados puedan ser productivos desde cualquier lugar dónde se encuentren, es importante que las organizaciones puedan proveerles de todas las herramientas de comunicación que normalmente utilizan desde sus oficinas. Los empleados que trabajan desde la distancia, como por ejemplo los comerciales, deben disponer de teléfonos que les permitan utilizar todas las funciones que tienen sus compañeros de trabajo de oficina.

Si quieres que tus empleados sean más productivos, debes poder dotar a tu organización de herramientas de comunicación de última generación como las Comunicaciones Unificadas sobre IP (UCoIP), capaces de integrar todas las vías de comunicación en tu empresa para que puedas conseguir:

  • Reducir los costes de comunicación de tu organizació
  • Facilitar la comunicación y hacerla más rápida, sobretodo con empleados remotos o dispersos geográ
  • Unificar todas las formas de comunicació
  • Conseguir un alto nivel de integració
  • Conseguir un mejor servicio de atención al cliente, lo cual mejora la imagen corporativa de tu empresa.
  • Podrás entregar documentos en tiempo real para que los empleados puedan tomar decisiones rá

Con las soluciones de Comunicaciones Unificadas sobre IP podrás unificar todas las formas de comunicación de tu empresa con un alto nivel de integración. El concepto de Comunicaciones Unificadas sobre IP proporciona todas las formas de comunicación: voz, video, fax, correo electrónico, SMS, mensajería instantánea y Web – en una sóla appliance y utilizando solamente protocolos de internet estándar.

La idea principal detrás de las comunicaciones Unificadas sobre IP es simplificar el número de direcciones que cada persona tiene en la actualidad, con el fin de establecer diferentes formas de comunicación entre dos individuos. ¿Alguna vez has pensado en cuántas direcciones de contacto eres propietario? es muy probable que tengas unos cuantos como: dirección de email, un número de móvil, un número de trabajo en tu empresa, un extensión interna en tu compañía y seguramente una dirección skype para videoconferencias.

El problema de tener muchas direcciones de contacto con distintos proveedores es que terminas perdiendo el control y la privacidad. Las Comunicaciones Unificadas sobre IP te permiten controlar todas tus comunicaciones bajo una única IP. Ahora puedes tener voz, video, fax, correo electrónico, SMS, mensajería instantánea y Web asociada a una sóla dirección de contacto.

Por ejemplo, escribiendo una dirección URL simple, como por ejemplo gorka.pereira.ucoip.org en un navegador, puede ponerse en contacto mucho más fácilmente, sin necesidad de memorizar varias direcciones diferentes (direcciones de correo electrónico y MSN, números de teléfono, así como links de las páginas web corporativas). El aspecto es bastante intuitivo y atractivo, ahora es mucho más simple y más rápido ponerse en contacto con los usuarios o departamentos de la empresa que adhieren al concepto de las Comunicaciones Unificadas sobre IP.

La realidad apunta que cada vez es más necesario comunicarse a través de Chat, Email y Video. IPBRICK integra todas estas comunicaciones bajo una plataforma de Comunicaciones Unificadas sobre IP utilizando un software disponible para comunicarse siempre que lo necesite, sea en el ordenador o en el teléfono. Con la solución de Comunicaciones Unificadas sobre IP podrás asociar siempre una persona a una organización y una organización a una persona, no tendrás que tener miedo a perder información confidencial al utilizar software de terceros.

Si estuviera interesado en saber un poco más sobre cómo mejorar los resultados de productividad de sus empleados con las Comunicaciones Unificadas sobre IP puede contactar con uno e nuestros asesores

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Comunicaciones Unificadas sobre IP

Cómo ahorrar tiempo y mejorar la productividad de la empresa con la automatización de la gestión documental

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Es un hecho que, a día de hoy, en la mayoría de las empresas toda la información que se lleva manualmente en ellas, que se escanea, se envía por mail o simplemente se archiva, se le pierde el rastro. Menos mal que ahora, gracias a las soluciones para la automatización de la gestión documental y de procesos, las empresas pueden contar con servicios que permiten ordenarla y automatizarla, ahorrando tiempo en su búsqueda y contando con flujos que avisan en qué proceso está. 

Las soluciones para  la automatización de la gestión documental y de procesos basadas en Workflow se encargan de automatizar la secuencia de actividades o tareas en la ejecución de los procesos empresariales, permitiendo realizar un seguimiento de cada una de las etapas del proceso y aportando la información necesaria para su control y gestión del flujo de trabajo.

La automatización de la gestión documental permite a las empresa el modelado y la implementación de procesos transversales a todas las áreas de la empresa: Facturación Electrónica con firma digital, pedidos, propuestas, compras, correspondencia, contratos, reclamos, entre otros.

Las soluciones de automatización de la gestión documental ofrecidas por IPBRICK se caracterizan, principalmente, por una adecuada integración con los sistemas de información actuales presentes en la empresa como: bases de datos, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un Workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados.

En el mercado existen diversos tipos de plataformas para la automatización de la gestión documental y los procesos como es el caso de iPortalDoc. Una de las principales ventajas de esta plataforma es que en cualquier momento de un determinado proceso de su negocio, que ocurra en iPortalDoc con diversas partes interesadas y diferentes departamentos implicados, usted siempre tendrá acceso a todo el historial de las personas involucradas, las intervenciones realizadas, y a los documentos y correos electrónicos relacionados, facilitando la investigación y evitando pérdida de tiempo y de información. Lo que se traduce no sólo en una mejoría continua de las actividades y de los propios procesos de las organizaciones, haciéndolos más simples y más eficientes, así como en el aumento de la productividad en las diferentes áreas de negocio.

Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una herramienta de automatización de la gestión documental como iPortalDoc integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la información relacionada con los procesos definidos, lo que se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad.

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Revisemos las principales características y beneficios que puede proporcionar a tu negocio un sistema de automatización de la gestión documental y de procesos como  iPortalDoc.

1) ARCHIVADO Y REDUCCIÓN DEL USO DE PAPEL

Puedes eliminar todo el papel y tener toda la documentación de tu empresa archivada en formato digital, pudiendo acceder a ella de forma rápida y sencilla.

2) MANEJO ÚNICO Y SENCILLO DE LA INFORMACIÓN

Puedes tener toda la documentación de tu empresa centralizada, organizada, segura y accesible por el usuario con un simple click desde un único interfaz web.

3) INFORMACIÓN ACCESIBLE POR MÚLTIPLES USUARIOS A LA VEZ

La plataforma de automatización de la gestión documental permite a los usuarios tener acceso a los documentos en base a sus privilegios, toda acción queda registrada pudiendose auditar de forma sencilla el manejo de los documentos.

4) GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE DOCUMENTOS

Gracias a los flujos de trabajo, los documentos irán pasando por las distintas personas que tienen que revisar o aprobar el documento antes de ser archivado.

5) FUNCIONALIDAD AVANZADA A UN COSTE RAZONABLE

Puedes eliminar el papel y tener toda la documentación de tu empresa archivada.

6) LOCALIZA LA INFORMACIÓN QUE BUSCAS CON UN CLICK

Las mejores plataformas de automatización de la gestión documental por lo general cuentan con una potente herramienta de búsqueda que facilita el poder realizar multitud de filtros que te permiten acceder al documento que precises de forma rápida y sencilla

7) SEGURIDAD Y TRAZABILIDAD

El perfil y tipo de acceso del usuario marcarán de qué manera y a qué documentos esta autorizado. La trazabilidad de los documentos permite conocer quién y cuándo han sido consultados, modificados o enviados los documentos

8) CONTROL DE VERSIONES DE DOCUMENTOS

Cualquier acción que se realice sobre un documento e implique mofificación, genera automáticamente una nueva versión del documento, que permitirá consultar versiones antiguas al estar asociadas a la última versión del documento.

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Automatización de la gestión documental